18.5. Экспертиза ценности документов

18.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

18.5.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, номенклатуры дел, описей дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.

ЦЭК является совещательным органом, действует на основании Положения, согласованного с Федеральным архивным агентством Российской Федерации (Росархив).

В состав ЦЭК включаются представители управлений Аппарата ЦИК России.

18.5.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении, под методическим руководством отдела ведения архива.

При проведении экспертизы ценности документов в управлениях осуществляется отбор дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в Архив; отбор дел, документов, подлежащих хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел, документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, документов.

18.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Отбор электронных документов для передачи в Архив осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов в ПД по признакам "Индекс дела", "Срок хранения".

Документы в ПД могут быть переданы из других подсистем, в том числе из ПУФ.

При осуществлении передачи (в том числе миграции и/или конвертации) электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов, который приобщается к делу фонда.

18.5.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

18.5.6. По результатам экспертизы ценности документов отделом ведения архива составляются сводные описи дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложения N 22, 23), в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24).

Описи дел, документов постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения рассматриваются на ЦЭК.

18.5.7. Согласованные ЦЭК описи дел, документов и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение ЭПК ГА РФ:

описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - на утверждение;

описи дел, документов по личному составу - на согласование.

После рассмотрения ЭПК ГА РФ описи утверждаются секретарем ЦИК России.

18.5.8. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

18.5.9. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

18.5.10. Подшивка (переплет) дел производится в отделе ведения архива.