18.7. Передача дел, документов в Архив

18.7.1. Законченные делопроизводством дела, документы хранятся в управлении и передаются в Архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их ведения в управлении.

Дела, документы постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.

18.7.2. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются. Такие дела не подлежат передаче в Архив, хранятся в управлениях до истечения сроков хранения и уничтожаются в установленном порядке.

Для составления актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения все документы должны быть списаны в ПД.

Хранение электронных финансовых документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, созданных в ПУФ, может осуществляться в ПУФ.

18.7.3. В случае ликвидации или реорганизации управления гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации управления формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает вновь созданному управлению (по согласованию с отделом ведения архива) независимо от сроков хранения, или, в случае его отсутствия, - в отдел ведения архива.

18.7.4. В управлениях на дела постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, подлежащие передаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел, документов по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 28, 29), один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в управлении.

В Архив также передаются описи дел, документов в электронном виде в редактируемом формате (по одному экземпляру описей). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает отдел ведения архива. Сдаточная опись дел, документов управления формируется с использованием модуля "Электронный архив" в автоматизированном режиме.

При передаче дел, документов на обоих экземплярах описи дел, документов напротив каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел, документов указывается цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, документов, инициалы и фамилии гражданских служащих управления и отдела ведения архива, осуществляющих прием-передачу дел, документов, ставятся их подписи и дата.

18.7.5. При приеме дел в отделе ведения архива проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в управление с указанием недостатков для их устранения (доработки, дооформления).

18.7.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления по работе с обращениями и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по акту (приложение N 30).

18.7.7. На основании описей дел, документов управлений отдел ведения архива составляет годовые разделы сводных описей дел, документов ЦИК России постоянного, долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложения N 22, 23), которые рассматриваются на заседании ЦЭК.

Сводные описи дел, документов формируются в Архиве с использованием модуля "Электронный архив" в автоматизированном режиме.

Сводная опись дел, документов должна иметь титульный лист, предисловие, указатели (при необходимости), оглавление, список сокращений.

18.7.8. По указанию начальника управления к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.

18.7.9. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются отделом ведения архива на хранение в Государственный архив Российской Федерации.