3.9. Требования к оформлению и хранению документации по практической подготовке обучающихся

Данный раздел должен содержать четкие указания относительно содержания, структуры, оформления и порядка сдачи документов, которые необходимо подготовить в ходе практического обучения обучающихся. Особое внимание следует уделить документам по учебной и производственной практике. Этот раздел служит для стандартизации отчетности, обеспечения объективной оценки результатов практического обучения и подготовки, а также упрощения контроля со стороны образовательной организации и Профильной организации.

В данном разделе рекомендуется перечислить все виды документов, которые обязаны подготовить руководители практики, обучающиеся при проведении учебных занятий в форме практической подготовки. В частности, по всем видам практики основными документами являются:

- дневник практики, включая задание на практику, характеристику руководителя практики на обучающегося;

- отчет обучающегося.

Дневник практики должен отражать ежедневную деятельность обучающегося, включая описание выполненных заданий, времени их выполнения и возникших вопросов. Дневник заполняется обучающимся лично и заверяется наставником или руководителем практики от Профильной организации.

Отчет по практике необходимо оформлять в соответствии с утвержденными стандартами и с соблюдением рекомендуемой структуры.

В приложении к Порядку рекомендуется привести шаблоны и/или образцы документов, заполняемых при проведении всех видов практики с указанием лиц, ответственных за их разработку и заполнение. Можно также регламентировать документооборот при проведении в форме практической подготовки Иных компонентов образовательной программы.

Особое внимание следует уделить описанию документооборота в случае использования подсистемы практик на ЕЦП "Работа в России". В рамках методической и технической поддержки пользователей подсистемы практик на ЕЦП "Работа в России" размещены описание функционала и инструкция прохождения функционала платформы для всех категорий пользователей (доступно для скачивания по ссылке: https://trudvsem.ru/information-pages/landing-practices), работает техническая поддержка пользователей.

Если в образовательной организации реализуются такие образовательные программы, которые имеют существенные особенности и отличия от иных реализуемых образовательных программ, то в Порядке можно предусмотреть отдельный пункт по особенностям заполнения документов по таким программам.

Документы, связанные с организацией практической подготовки по программам "Профессионалитет", хранятся с учетом требований взаимодействия с Профильными организациями. В документации дополнительно фиксируются результаты выполнения производственных заданий и отзыв Профильной организации. Порядок хранения и предоставления данных определяется локальными нормативными актами образовательной организации, а также соглашениями с Профильной организацией.

После завершения обучения обучающихся документы передаются в архив образовательной организации и хранятся в соответствии с нормами архивного законодательства, Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

Необходимо описать документооборот и порядок сдачи, хранения документов при проведении профессионального обучения. По решению образовательной организации требования к организации и проведению профессионального обучения могут быть отражены в отдельном документе.

Особое внимание уделяется защите информации, содержащейся в документах. При обработке, хранении и передаче этих данных должны соблюдаться нормы законодательства о защите персональных данных, установленные Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Доступ к архивным материалам предоставляется только в установленном порядке и по официальному запросу, согласованному с ответственным лицом образовательной организации.

Необходимо предусмотреть порядок действий в случае утраты или повреждения документов. Ответственность за хранение возлагается на назначенного сотрудника, а при обнаружении нарушений проводится служебное расследование.

Также может быть упомянуто, что доступ к архивным материалам осуществляется по запросу, в установленном порядке, с соблюдением норм законодательства о персональных данных. Такой пункт обеспечивает упорядоченность работы с документами и гарантирует их сохранность для дальнейшего использования.