Мероприятия по недопущению образования просроченной дебиторской задолженности по доходам, выявлению факторов, влияющих на образование просроченной дебиторской задолженности по доходам

При определении перечня мероприятий по недопущению образования просроченной дебиторской задолженности, выявлению факторов, влияющих на образование просроченной дебиторской задолженности, следует исходить из принципа разделения полномочий в части составления и представления первичной учетной документации.

Порядками, утвержденными субъектами учета, регламентирующими внутренние процедуры оформления фактов хозяйственной жизни и передачи первичных учетных документов, определяются в том числе:

сроки оформления и передачи первичных учетных документов;

лица, ответственные за корректное оформление и своевременную передачу первичных учетных документов;

порядок осуществления процедур внутреннего контроля оформления фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета.

1. Структурное (отраслевое) подразделение, исполняющее полномочия по администрированию доходов, при оформлении фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами и (или) при возникновении информации, раскрываемой в бюджетной, бухгалтерской (финансовой) отчетности, контролирует корректность и полноту отражения в первичных учетных документах всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

По результатам оформления фактов хозяйственной жизни структурное (отраслевое) подразделение передает в сроки и порядке, установленные графиком документооборота, первичные учетные документы в бухгалтерскую службу с целью своевременного отражения возникновения дебиторской задолженности.

2. Бухгалтерская служба при исполнении своих полномочий и функций на регулярной основе осуществляет оценку корректности документального оформления (в том числе на наличие обязательных реквизитов, например, срока исполнения), своевременности передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета согласно пунктам 9.1 - 9.5 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2017 N 274н (далее - СГС Учетная политика).

На основании достоверных данных бухгалтерского учета субъект учета обеспечивает:

постоянное наблюдение за текущей дебиторской задолженностью с последующим определением ее статуса (текущая (краткосрочная, долгосрочная), просроченная, сомнительная или безнадежная к взысканию) - постоянное наблюдение за течением сроков исполнения обязательств в целях последующего уведомления структурных (отраслевых) подразделений;

анализ состояния дебиторской задолженности в зависимости от ее статуса (определение мероприятий по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от ее статуса).

При определении статуса дебиторской задолженности субъекту учета следует руководствоваться показателями аналитического учета, в частности:

- контрагент (плательщик доходов (группа плательщиков доходов) - в части оценки платежеспособности контрагента (финансовое положение контрагента (экономического субъекта) как участника хозяйственной деятельности, в том числе участие в закупках, сохранение оборачиваемости активов в течение отчетного периода, анализ отчетности - баланса, отчета о финансовых результатах деятельности, отчета о движении денежных средств и т.д.);

- идентификационный номер расчетов по доходам (уникальный идентификаторов начислений (при наличии) - в части получения информации о соответствующем начислении в ГИС ГМП;

- правовое основание - в части информации о дате образования задолженности, о дате исполнения задолженности, об изменении сроков исполнения задолженности, о графике платежей, о порядке исполнения задолженности, о сумме задолженности, о правовой характеристике (сути) задолженности.

По результатам постоянного наблюдения за текущей дебиторской задолженностью осуществляется:

оценка сроков исполнения обязательств исходя из юридического факта их возникновения, в том числе оценивается является ли задолженность краткосрочной или долгосрочной, устанавливается наличие информации о графике платежей и иных особенностей исполнения задолженности;

установление фактов отсутствия оплаты имеющейся задолженности посредством информации, полученной из Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах на основании уникального идентификатора начислений (УИН);

оценка платежеспособности плательщика (должника) (в том числе путем анализа активности контрагента в рамках закупочной деятельности посредством информации, размещенной в Единой информационной системе в сфере закупок - контрагент в текущем году определен поставщиком товаров, работ, услуг по государственному (муниципальному) контракту, а также получил оплату за выполненные работы, поставки, услуги).

Получение информации о контрагенте, его финансовой активности возможно посредством информационных ресурсов, содержащих сведения о контрагенте, в том числе следующих государственных информационных ресурсов:

- Единого федерального реестра сведений о банкротстве и Единого федерального реестра сведений о фактах деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и иных субъектов экономической деятельности, о размещении указанных сведений в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (статья 28 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)", приказ Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2025 N 237);

- Единого государственного реестра юридических лиц (статья 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей");

- Государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности (статья 18 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете") (далее - ГИРБО);

- интерактивного сервиса "Прозрачный бизнес", реализованного в форме открытых данных, размещаемых на официальном сайте ФНС России (письмо ФНС России от 08.10.2018 N ГД-4-14/19580@);

- Единой информационной системы в сфере закупок (Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", постановление Правительства от 27.01.2022 N 60 "О мерах по информационному обеспечению контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, по организации в ней документооборота, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации");

- государственной информационной системы "Торги Российской Федерации".

3. Информация о дебиторской задолженности направляется бухгалтерской службой в структурные (отраслевые) подразделения в сроки, определенные графиком документооборота субъекта учета, но не реже 1 раза в месяц, в целях последующего выявления структурным (отраслевым) подразделением рисков возникновения просроченной задолженности и предотвращения их наступления.

Информация представляется в структурные (отраслевые) подразделения в разрезе статуса дебиторской задолженности (краткосрочная, долгосрочная, просроченная, сомнительная) с детализацией необходимой для принятия управленческих решений в целях ее дальнейшего урегулирования.

В случае отсутствия в бухгалтерском учете достаточной аналитической информации, в том числе отсутствия основания для начисления платежа, даты, номера, наименования; данных, позволяющих идентифицировать платеж и контрагента (например, отсутствие или ошибка в ИНН); предельной даты исполнения обязательства плательщиком (например, невозможность определить срок добровольной уплаты задолженности или информации о графике платежей) бухгалтерская служба направляет с учетом графика документооборота в структурное (отраслевое) подразделение запрос о предоставлении соответствующей информации (документов).

При наличии дебиторской задолженности, срок наступления даты исполнения которой составляет 10 рабочих дней, бухгалтерской службой направляется в структурное (отраслевое) подразделение информация о наличии такой задолженности.

По результатам проработки информации, представленной бухгалтерской службой, структурное (отраслевое) подразделение предпринимает меры по урегулированию задолженности и в случае возникновения рисков неисполнения в срок плательщиком (должником) обязательства, не позднее чем за 3 рабочих дня до наступления срока исполнения, уведомляет руководителя (уполномоченного лица) субъекта учета о такой задолженности.

В случае изменения фактических обстоятельств (аналитических показателей дебиторской задолженности (изменение срока исполнения, статуса плательщика (должника) и т.д.) в результате осуществления структурными (отраслевыми) подразделениями мероприятий по урегулированию задолженности, структурное (отраслевое) подразделение уведомляет бухгалтерскую службу об изменении характеристик (статуса) дебиторской задолженности.

Бухгалтерская служба при получении информации об изменении признаков аналитического учета отражает указанные изменения соответствующими бухгалтерскими записями на счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета.