4. Порядок применения Перечня

4.1. Перечень используется Рослесхозом, его территориальными органами и подведомственными Рослесхозу организациями при составлении, согласовании номенклатур, описей дел, документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов с временными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, без предварительного утверждения описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов и разновидностей документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью (статьи) Перечня.

4.3. Сроки хранения приложений к приказам, распоряжениям совпадают со сроками хранения указанных документов.

4.4. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

4.5. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до утверждения Перечня.

4.6. При отсутствии в Перечне видов документов (если сроки их хранения не установлены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, в том числе типовыми перечнями) подготавливаются предложения о внесении изменений в Перечень. Предложения о внесении изменений в Перечень направляются на согласование ЦЭПК и утверждаются приказом Рослесхоза в установленном порядке.