2. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов

4. Работа по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации деятельности, составление которых осуществляется в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р "Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности".

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.

5. При подготовке Перечней ЭД используются:

перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень ФОИВ), разработанные в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 г. N ДЧ-П44-2409;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449) (далее - Перечень типовых документов);

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 237 (зарегистрирован Минюстом России 13 февраля 2020 г., регистрационный N 57488) (далее - Инструкция);

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28 декабря 2021 г. N 142 (зарегистрирован Минюстом России 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095);

Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденная приказом Росархива от 12 декабря 2023 г. N 154 (зарегистрирован Минюстом России 2 апреля 2024 г., регистрационный N 77741);

номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.

6. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, не зависят от вида носителя информации (пункт 4.2 Инструкции).

7. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

7.1. документы, которым установлен временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.;

7.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения;

7.3. документы постоянного срока хранения, имеющие краткосрочное и/или оперативное (действие которых не превышает 5 лет) значение.

8. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:

8.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 7.3 настоящих Рекомендаций;

8.2. документы, указанные в приложении к настоящим Рекомендациям, хранение которых должно осуществлять исключительно на бумажном носителе;

8.3. документы, срок хранения которых не установлен.

9. Электронные образы документов, созданных на бумажных носителях, в Перечни ЭД не включаются.