4. Копирование документов с грифом "Для служебного пользования"

4.1. Снятие копий (размножение, тиражирование, сканирование) с документов, печать электронных документов с МНИ, копирование с аттестованного АРМ или МНИ на другие МНИ или (и) АРМ электронных документов с грифом "Для служебного пользования", разработанных в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации или поступивших на рассмотрение из других органов, организаций и учреждений, производятся с письменного разрешения должностных лиц, указанных в пункте 1.5 настоящего Положения.

Допускается снятие копий по количеству исполнителей, указанных в письменном поручении руководителя органа (организации) прокуратуры Российской Федерации, указанного в пункте 1.5 настоящего Положения, о рассмотрении таких материалов.

4.2. На оборотной стороне последнего листа экземпляра документа на бумажном носителе, с которого сняты (отсканированы) копии, указываются количество снятых (отсканированных) копий, дата, подпись, фамилия и инициалы работника, снявшего (отсканировавшего) копии.

Например:

Снято (отсканировано) 5 копий.

29.04.2025. Подпись. Петрова С.С.

Количество изготовленных электронных копий документов указывается только в книге учета документов при их регистрации.

4.3. Копии документов учитываются поэкземплярно за учетным номером оригинала документа.

4.4. На копии документа, изготовленной на бумажном носителе, в правом верхнем углу проставляется номер копии.

Например:

Копия N ____

4.5. При изготовлении электронных копий документов в наименовании скопированного файла электронного документа добавляется отметка "Копия" с указанием номера копии.

Например:

Докладная записка. Копия 1.docx

В случае одновременного изготовления (направления) электронных копий для нескольких исполнителей (нескольким адресатам) в наименовании скопированного файла электронного документа добавляются все их номера, а в книге учета документов и (или) сопроводительных письмах указывается персональный номер копии.

Например:

Информационное письмо. Копии 1-17.docx

4.6. При сканировании (переводе в электронный вид) документов на бумажных носителях и копировании электронных документов на жесткий диск аттестованного АРМ или на МНИ в графе 5 книги учета документов указывается соответственно заводской номер аттестованного АРМ или регистрационный номер МНИ, в котором хранится скан или копия документа.

Отсканированный оборот последнего листа документа с указателем рассылки как отдельный лист копии не учитывается.

4.7. Копирование файла, содержащего сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, с одного электронного носителя на другой регистрируется в Книге учета передачи файлов на машинные носители информации по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

4.8. Копии документов на бумажных носителях допускается изготавливать работникам, указанным в пункте 2.1 настоящего Положения, с применением печатающих устройств (принтеров, сканеров, многофункциональных устройств), подключенных к аттестованным АРМ или (и) к закрытому сегменту единой защищенной сети передачи данных органов и организаций прокуратуры Российской Федерации, а также установленных отдельно без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям и техническим средствам.

Копирование электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, с одного МНИ на другой осуществляется исполнителем с соблюдением требований настоящего Положения.