2. Особенности регистрации, учета, хранения и уничтожения документов, МНИ и других материальных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

2.1. В органах и организациях прокуратуры Российской Федерации прием, регистрация и учет движения (поступление, передача, пересылка, уничтожение) документов, МНИ и других материальных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются подразделениями и (или) работниками, на которых возложены функции по документационному обеспечению, либо по решению руководителя органа прокуратуры иными работниками.

2.2. Учет входящих и исходящих документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования", а также учет их движения ведутся отдельно от иной несекретной документации в Книге учета документов, машинных носителей информации и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" (далее - книга учета документов) по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению. При этом учетный номер соответствует порядковому номеру записи в книге учета документов.

2.2.1. Регистрация документа осуществляется в АИК "Надзор-WEB" с добавлением в конце регистрационного номера отметки "ДСП".

Например:

N 112-05-2025/Зд2421-25ДСП

2.2.2. На МНИ и других материальных носителях проставляются через дефис следующие реквизиты: индекс подразделения (при отсутствии - сокращенное наименование), учетный номер по книге учета документов с отметкой "ДСП" и дата регистрации.

Например:

11-125ДСП-29.04.2025

2.2.3. Реквизиты на оптических носителях информации (DVD (CD) оптические диски) проставляются несмываемым (перманентным) маркером (черного, синего или фиолетового цвета), на прочих носителях (SSD, USB-флеш-накопитель, магнитные, ленточные и др.) - любым доступным способом.

2.2.4. При учете МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" в графе 5 книги учета документов указываются тип носителя, его производитель, модель, объем и серийный номер.

2.2.5. Допускается раздельное ведение книг учета документов для входящей и исходящей корреспонденции, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования".

2.3. Документы, МНИ и другие материальные носители с грифом "Для служебного пользования" передаются исполнителю под подпись в книге учета документов и могут находиться у него в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения требований к хранению, установленных настоящим Положением. Приемка документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" от исполнителя осуществляется в его присутствии, с подписью в книге учета документов.

2.3.1. Передача от одного работника к другому осуществляется с письменного разрешения соответствующего руководителя, давшего поручение о рассмотрении, и с подписью о получении в книге учета документов.

2.3.2. По решению руководителя с информацией, содержащейся в документе с грифом "Для служебного пользования", поступившем на рассмотрение, могут быть ознакомлены определенные им подчиненные работники с подписью в листе ознакомления или на самом документе.

2.4. Передача электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, хранящихся на жестких дисках автоматизированных рабочих мест, аттестованных на соответствие требованиям о защите информации (далее - аттестованное АРМ), и (или) на МНИ, между исполнителями или подразделениями органов и организаций прокуратуры Российской Федерации производится путем копирования на МНИ и (или) аттестованное АРМ с соблюдением требований настоящего Положения.

2.5. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела по номенклатуре в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства или надзорные (наблюдательные) производства (далее - производства). При этом на обложке такого дела или производства проставляется гриф "Для служебного пользования". В номенклатуре дел несекретного делопроизводства или книге регистрации производств проставляется соответствующая пометка.

2.5.1. Допускается включать в дела или производства с грифом "Для служебного пользования" документы без грифа ограничения доступа.

2.5.2. Ознакомление с документами в делах или производствах, имеющих гриф "Для служебного пользования", осуществляется с письменного разрешения руководителя органа (организации) прокуратуры или подразделения, в котором находятся на хранении такие дела или производства.

2.6. При хранении документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" должно обеспечиваться исключение несанкционированного доступа к содержащейся в них служебной информации ограниченного распространения.

2.6.1. Хранение документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых сейфах или шкафах (ящиках, хранилищах).

2.6.2. Хранение электронных документов и электронных копий документов с грифом "Для служебного пользования" допускается на МНИ и других материальных носителях, зарегистрированных в соответствии с пунктом 2.2 настоящего Положения, а также на жестких дисках аттестованных АРМ и серверов информационных систем, аттестованных на соответствие требованиям о защите информации.

2.6.3. Электронные документы с грифом "Для служебного пользования" могут создаваться, регистрироваться, учитываться и храниться в информационной системе электронного документооборота, аттестованной на соответствие требованиям о защите информации.

2.6.4. Сроки хранения документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования" определяются Инструкцией по делопроизводству.

2.6.5. Доступ к аттестованным АРМ и серверам информационных систем, в которых осуществляется хранение электронных документов с грифом "Для служебного пользования", а также в помещения, предназначенные для их размещения, разрешается работникам, допущенным к работе на этих технических средствах, иным лицам - в сопровождении работника, имеющего право самостоятельного доступа.

При отсутствии в помещении работников входная дверь должна запираться на ключ, а в нерабочее время должен обеспечиваться контроль доступа любым возможным способом (опечатывание, либо пломбировочная клейкая лента, либо электронная система контроля доступа, либо видеонаблюдение и т.п.).

2.7. Уничтожение документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. При этом в графе "Примечание" акта о выделении к уничтожению напротив каждого уничтожаемого документа (МНИ, иного материального носителя информации), дела или производства с грифом "Для служебного пользования" проставляется отметка "ДСП", а в книге учета документов или номенклатуры дел в графе "Примечание" указывается ссылка на соответствующий акт.

2.7.1. Документы, оптические (DVD (CD) оптические диски) и ленточные (фото-, кино-, видео- и аудиопленки) носители информации уничтожаются путем сжигания или измельчения в шредере (уничтожителе бумаги с соответствующими функциями уничтожения), прочие МНИ (SSD, USB-флеш-накопители и др.) - путем частичного разбора и механического уничтожения содержащихся в них микросхем (чипов) и металлических магнитных дисков (пластин).

2.7.2. Черновики, образовавшиеся при подготовке документов на бумажных носителях, уничтожаются исполнителем путем измельчения в шредере (уничтожителе бумаги).

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов, МНИ и других материальных носителей с грифом "Для служебного пользования", осуществляется передача находящихся у него документов, дел и учетных форм по акту, который утверждается его непосредственным руководителем.

2.9. При увольнении или переводе в другой орган (организацию) прокуратуры Российской Федерации работник обязан сдать все документы, МНИ и другие материальные носители с грифом "Для служебного пользования" в подразделение или работнику, указанным в пункте 2.1 настоящего Положения.