7. Система электронного документооборота

7.1. Система электронного документооборота, применяемая в Росводресурсах (далее - СЭД), представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

7.2. Порядок информационного взаимодействия структурных подразделений Росводресурсов в части создания, обработки и исполнения электронных документов на программно-технических средствах СЭД определяется Регламентом создания, использования и хранения документов в электронном виде в Федеральном агентстве водных ресурсов с использованием системы электронного документооборота и хранилища электронных документов (далее - Регламент).

Функции по отправке и получению документов через систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО) возложены на ОИДОиКИД.

7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе СЭД Росводресурсов. Документы, как созданные, так и поступившие на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после регистрации и сканирования (создания электронных копий документов). Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после сравнения копии с подлинником документа.

7.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается руководителем Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.5. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД Росводресурсов в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажных носителях и Регламентом.

Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Агентством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы МЭДО, утвержденного ФСО России.

7.6. Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного сообщения в СЭД Агентства и доведении его до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.

7.7. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Росводресурсов реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки (РКК) поступившего документа в электронной форме.

7.8. В целях учета и поиска документов в СЭД Агентства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку (приложение N 17).

7.9. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.11. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив Агентства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

7.12. Поступившие из структурных подразделений в архив Агентства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

7.13. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие безопасности информации.

7.14. Не подлежат направлению в структурные подразделения по системе электронного документооборота документы ограниченного доступа, содержащие персональные данные, нотариально заверенные, сшитые и заверенные подписью должностного лица и печатью; документы, имеющие в своем составе брошюры, книги, газеты, журналы; карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4.

7.15. Организация защиты и доступа к информации, содержащейся в системе электронного документооборота, осуществляется в установленном Минприроды России порядке.

7.16. Автоматизированная обработка документов

7.16.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росводресурсах используется система электронного документооборота, которая обеспечивает учет и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов Агентства, с помощью которой может осуществляться подготовка и согласование проектов документов.

7.16.2. Контроль исполнения документов осуществляется по соответствующим полям РКК.

7.16.3. Система электронного документооборота обеспечивает поиск информации по реквизитам документа.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

7.16.4. В структурных подразделениях осуществляется учет документов, поступивших из ОИДОиКИД и контроль их исполнения с использованием системы электронного документооборота.

7.17. Регистрация документов

7.17.1. Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в РКК по установленной форме, фиксирующей факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКК электронного образа документа.

Сканирование документов, формирование их электронных копий и прикрепление к РКК осуществляются ОИДОиКИД.

7.17.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые Агентством - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.17.3. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день, с отметками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно.

Документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в первой половине следующего рабочего дня.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

7.17.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора, содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие в Агентство, распорядительные документы Росводресурсов (приказы по основной деятельности, протоколы совещаний), служебная переписка и другие.

7.17.5. В ОИДОиКИД регистрируются или учитываются: документы, поступающие из ФОИВов и организаций, распорядительные документы Агентства (приказы), переписка за подписью руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов и другие.

Протоколы заседаний коллегии, совещаний у руководителя Агентства регистрируются в ОИДОиКИД и формируются в его дела.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности структурных подразделений и не подлежащие регистрации в ОИДОиКИД (например, служебные записки между структурными подразделениями и другие), регистрируются в структурных подразделениях.

7.17.6. На каждый зарегистрированный или учтенный документ создается РКК в системе электронного документооборота.

7.17.7. В РКК вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в ОИДОиКИД и ответственными за делопроизводство структурных подразделений (приложение N 17).

7.18. Особенности работы с электронными документами.

7.18.1. В Агентстве создаются и используются электронные документы и электронные копии документов.

7.18.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным Инструкцией.

7.18.3. При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи и установленным в Росводресурсах порядком.

7.18.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается руководителем Росводресурсов по согласованию с Росархивом.

7.18.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

7.18.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются ОИДОиКИД и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

7.18.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ОИДОиКИД или ответственный за делопроизводство структурного подразделения осуществляет проверку подлинности электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи и установленным в Росводресурсах порядком.

7.18.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Агентства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.18.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Росводресурсы на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

Ответственность за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника на бумажном носителе несет лицо, осуществляющее сканирование.