10.1. Составление номенклатур дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росводресурсах и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, примерной номенклатурой дел.

10.1.3. Номенклатура дел Агентства составляется по установленной форме (приложение N 18) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 19).

10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в последнем квартале текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с ОИДОиКИД (ответственным за архив), подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения и представляется в ОИДОиКИД.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в ОИДОиКИД.

10.1.5. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения ответственный за делопроизводство структурного подразделения уточняет соответствие фактически заведенных дел за текущий год соответствующему разделу сводной номенклатуры дел и с учетом изменений и дополнений, внесенных в номенклатуру дел в течение делопроизводственного года, предложений начальника (заместителя начальника) и должностных лиц структурного подразделения и включает в номенклатуру дела, которые планируется завести на следующий год.

Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения, как правило, являются названия отделов.

10.1.6. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником ОИДОиКИД, согласовывается с Экспертной комиссией Росводресурсов (далее - ЭК) и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства.

Номенклатура дел Росводресурсов не реже одного раза в 5 лет (при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре Агентства) согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ).

10.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.8. Номенклатура дел печатается не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в ОИДОиКИД, второй используется в ОИДОиКИД как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Росводресурсов, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в ОИДОиКИД в электронном виде.

10.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.

10.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росводресурсов являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденным штатным расписанием Агентства.

10.1.12. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

10.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения в соответствии со штатом и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02-17, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - номер заголовка дела по номенклатуре, 17 - порядковый номер.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс, как правило, сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований ФОИВов, иных органов, организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, переписка и т.д.).

Например: "Документы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путем проведения открытого конкурса (конкурсные заявки, уведомления о признании победителем, протоколы заседания комиссии, переписка и другие)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с бассейновыми водными управлениями по вопросам участия в судебных заседаниях"

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: "Переписка с Московско-Окским БВУ по вопросам деятельности Росводресурсов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и правовые акты органов государственной власти. Заголовки дел, содержащие приказы и распоряжения ФОИВов располагаются перед заголовками дел с приказами Агентства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года и в ней указывается количество заведенных томов (дел).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения. Сроки хранения документов, не указанных в перечне, определяют специалисты структурных подразделений совместно с должностными лицами ОИДОиКИД.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел и др.

10.1.14. Для группировки документов (приказов, писем и других) с пометкой "Для служебного пользования" допускается включать в номенклатуру дел структурного подразделения дело с обобщающим заголовком "Документы с пометкой "Для служебного пользования".

10.1.15. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

10.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

О внесении в номенклатуру новых дел ответственный за делопроизводство сообщает в ОИДОиКИД. С этой целью представляется служебная записка за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения с указанием индекса дела, его наименования и срока хранения.

10.1.17. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются ответственными за делопроизводство в первой декаде января текущего года в ОИДОиКИД.