1. Общие положения

1.1. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства водных ресурсов (далее - Росводресурсы, Агентство) документов.

1.2 Инструкция по делопроизводству в Агентстве (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию документационного обеспечения Росводресурсов, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Агентстве.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (ред. от 07.09.2011 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 37, ст. 5263), постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840), Положением о Федеральном агентстве водных ресурсов, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 404 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2581, N 42, ст. 4825, N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378, N 6, ст. 738, N 33, ст. 4088, N 49, ст. 5976; 2010, N 5, ст. 538, N 14, ст. 1656, N 26, ст. 3350, N 31, ст. 4251, ст. 4268, N 38, ст. 4835; 2011, N 14, ст. 1935, N 36, ст. 5149; 2012, N 7, ст. 865, N 11, ст. 1294, N 19, ст. 2440, N 28, ст. 3905, N 46, ст. 6342), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (признан Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении требований к организационно-техническому взаимодействию государственный органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован в Минюсте России 22.09.2015 г. N 3856), на основе федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Система электронного документооборота, применяемая в Агентстве, должна отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

1.6. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Агентства.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также, подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Росводресурсах возлагается на руководителя Агентства.

1.9. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства возлагается на их руководителей.

Начальник структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения (далее - ответственный за ведение делопроизводства), который обеспечивает учет, прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. Права, обязанности и ответственность работников, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений, определяются должностными регламентами.

1.10. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Росводресурсов на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства осуществляются отделом информационно-документационного обеспечения и контроля исполнительской дисциплины (далее - ОИДОиКИД) Управления делами, госслужбы и кадров.

Задачи, функции, порядок работы ОИДОиКИД регламентируются Положением об ОИДОиКИД.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц ОИДОиКИД определяются должностными регламентами.

1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями работников, работающих или знакомящихся с указанной информацией.

1.12. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным и иным предприятиям осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения заместителя руководителя Агентства.

1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя Агентства.

1.14. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию начальника структурного подразделения передаются другому работнику через ответственного за ведение делопроизводства, что одновременно отмечается в СЭД Росводресурсов.

1.15. Работники Агентства обязаны знать и выполнять требования Инструкции. Вновь принятые на работу работники в течение трех рабочих дней должны быть ознакомлены с положениями Инструкции.

1.16. Работники Агентства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом руководителя Агентства после согласования с Федеральным архивным агентством.