6.3.2. Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

ОИДОиКИД проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения руководителем (заместителем руководителя) Росводресурсов и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Документы, адресованные руководителю Росводресурсов, а также Агентству без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются руководителю Росводресурсов для предварительной резолюции.

Для рассмотрения руководителю Росводресурсов направляются следующие поступившие (входящие) документы:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в них акты), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской и Минприроды России (за подписью Министра и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, представления и письма Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, все поступившие в Росводресурсы федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения Минприроды России, письма полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, письма руководителей федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, материалы к заседаниям коллегии Минприроды России, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействия) должностных лиц, иные документы, которые требуют рассмотрения руководителем в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, обращения граждан, письма Министерства экологии и природных ресурсов Российской Федерации и других организаций.

Документы, поступившие на имя заместителей руководителя Росводресурсов, передаются непосредственно заместителям руководителя Агентства в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Росводресурсов

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их работникам лицам, передаются по назначению.

Документы передаются только после их регистрации (учета).

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации и учету (приложение N 16).

Поступившие факсограммы регистрируются в общем порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

Перегистрируемая корреспонденция передается адресату в течение рабочего времени в день поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Документы с пометкой "Срочно" регистрируются и вручаются адресату незамедлительно.

Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение N 16), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп (приложение N 7). Регистрационный штамп, как правило, проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

При регистрации документов в случаях особой необходимости в регистрационном штампе проставляются также время (часы и минуты) поступления документа в ОИДОиКИД.

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная карточка документа (далее - РКК).

В РКК вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в ОИДОиКИД (Приложение N 17).

Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется автоматически. Электронные регистрационные карточки и электронные копии документов хранятся в СЭД в течение 5 лет.

Поступившие телеграммы и факсограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения (подпункты 5.9.1, 5.9.2 Инструкции). Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение - исполнитель с соответствующей отметкой в РКК.