10.3. Организация оперативного хранения документов

10.3.1. Со дня заведения и до передачи в ОИДОиКИД дела хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки (папки-регистраторы).

Начальники структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При смене начальника ОИДОиКИД проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в ОИДОиКИД по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение N 23), который утверждает руководитель Росводресурсов.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне двери шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре и год заведения дела.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.

Дела документального фонда Росводресурсов, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Агентства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количества количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника ОИДОиКИД, ответственных за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Агентства или его структурных подразделений. При обнаружении недостатков они фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

10.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения, выдающего дела. Выдача дел для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения руководителя Росводресурсов или его заместителя.

10.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится правоохранительными органами с разрешения руководителя Агентства, при этом в деле оставляются заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника. Документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату.

При возврате документов и дел, изъятых правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств, ОИДОиКИД, ответственным за делопроизводство структурного подразделения проверяется состояние возвращаемых дел и документов и их соответствие документам, указанным в протоколе выемки. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в трех экземплярах, из которых один экземпляр представляется руководителю организации, возвратившей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в ОИДОиКИД (у ответственного за делопроизводство структурного подразделения).