6.3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются работниками ОИДОиКИД.

Конверты с документами вскрываются работниками ОИДОиКИД, за исключением конвертов с надписью "лично".

При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписей на документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Документы, не имеющие подписи, возвращаются отправителю (кроме обращений граждан, направленных на официальный сайт или официальный адрес электронной почты Агентства.

При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам), их повреждении составляется акт (приложение N 15) в двух экземплярах, один из которых остается в ОИДОиКИД и формируется в делах ОИДОиКИД в соответствии с номенклатурой дел, второй направляется отправителю вместе с поступившим документом.

При поступлении электронного сообщения (электронного документа, электронной копии документа) по системе электронного документооборота осуществляется проверка на соответствие реквизитов документа, указанных в карточке просмотра документа, реквизитам поступившего документа: адресат (правильность доставки), регистрационный номер, количество листов документа и приложения, наличие подписи. При обнаружении несоответствия отправителю в системе электронного документооборота формируется и направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт (пакет) прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

При наличии на документе отметки об ограничении доступа ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и других) документы обрабатываются в соответствии с установленным Росводресурсами порядком работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Документы, поступившие в Агентство в рабочее время, проходят первичную обработку и подлежат регистрации в день поступления, либо на следующий рабочий день, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" подлежат регистрации незамедлительно.