4.3.11. Текст документа

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.

Тексты документов Росводресурсов составляют на русском языке.

Документ оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке положений, правил, инструкций, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"...;

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма - просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Агентства, его структурных подразделений, права и обязанности работников (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов по личному составу, актов и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций).

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с изменениями и дополнениями от 23.09.2010 г. N П41-33594) (Приложение N 9).

В распорядительных документах Росводресурсов, издаваемых на принципах единоначалия (приказ), а также во внутренних документах, адресованных руководителю (заместителю руководителя) Агентства, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "обязываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов Агентства (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа ("Федеральное агентство водных ресурсов не возражает", "Федеральное агентство водных ресурсов считает возможным");

от первого лица множественного числа ("просим направить", "в соответствии с запросом направляем" и т.д.);

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу сообщить").

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

Уважаемый Иван Иванович!

В документах, регулирующих деятельность Агентства, его структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка, заключение), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: "комиссия установила", "отдел осуществляет следующие функции".

Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица - форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.