11.4. Передача документов на архивное хранение

Документы Федерального агентства водных ресурсов являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Росводресурсов 15 лет.

11.4.1. В архив Агентства в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

11.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.4.3. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за работу архива, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы, и утвержденному руководителем Росводресурсов.

11.4.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив лицом, ответственным за работу архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

11.4.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за работу архива, в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи лица, ответственного за работу архива Росводрссурсов, и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив Агентства ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

11.4.6. Вместе с делами в архив Росводресурсов передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.

11.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.