9. Организация работы с документами в структурных подразделениях

9.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя (заместителя руководителя) Агентства, начальника Управления, начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, иных должностных лиц.

9.2. Структурные подразделения (ответственные за делопроизводство структурных подразделений) получают из ОИДОиКИД документы на бумажном носителе и электронные сообщения (электронные документы, электронные копии документов) в день их рассмотрения руководителем (заместителем руководителя) Агентства или на следующий рабочий день, срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Оповещение о поступлении электронных сообщений (электронных документов, электронных копий документов) формируется системой электронного документооборота на уровне структурного подразделения.

9.3. Документы, полученные из ОИДОиКИД, в структурном подразделении повторно не регистрируются.

Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется в РКК в системе электронного документооборота ответственным за делопроизводство структурного подразделения, который несет ответственность за своевременность и полноту заполнения полей РКК.

При необходимости документы распечатываются из РКК, которые используются для формирования справочных картотек структурного подразделения.

9.4. Начальники структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным и своевременным исполнением документов по существу вопросов.

9.5. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, направленные для согласования).

9.6. После рассмотрения документов начальником структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения переносит указания по исполнению документов в соответствующие РКК и передает документы исполнителям:

документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий рабочий день;

срочные документы - незамедлительно.

9.7. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное первым в поручении (указании по исполнению документа). Все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

За полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, ответственный исполнитель и соисполнители несут персональную ответственность.

9.8. Документы, поступившие в структурное подразделение для сведения (ознакомления) или учета в работе и подлежащие возврату в ОИДОиКИД, оперативно возвращаются с визой начальника структурного подразделения.

9.9. Если по содержанию документа будет установлено, что он адресован в данное структурное подразделение не по принадлежности, то ответственный за делопроизводство структурного подразделения вносит в РКК решение начальника структурного подразделения о его переадресовании "Прошу передать по принадлежности" и передаст документ в соответствующее структурное подразделение.

9.10. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений в установленные сроки, его оформление, согласование, доработку по замечаниям, полученным в ходе согласования; представление на подпись (утверждение) руководителю (заместителю руководителя) Агентства или начальнику Управления, начальнику (заместителю начальника) структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

9.11. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и работниками Агентства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

Проекты документов Агентства готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Для представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

9.12. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на копирование (тиражирование) в соответствии с подпунктом 4.5. Инструкции.

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

9.13. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

9.14. На исполненном документе исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с подпунктом 4.3.22 Инструкции.

Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел.

9.15. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в указании по исполнению документа должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК и возвращает документ в ОИДОиКИД в случае, если он формируется в дела ОИДОиКИД.

На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего документа системы электронного документооборота на уровне структурного подразделения - ответственного исполнителя документа.

9.16. Контроль за правильным формированием дел в структурном подразделении осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.