5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, сопроводительные письма, письма-ответы, инициативные и другие.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства, на основании имеющихся (типовых, установленных руководством и т.д.) сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Агентства.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

5.5.2. Служебные письма печатаются на бланках письма Росводресурсов (приложения N 1, 2, 3).

Требования к оформлению основных реквизитов письма (адресат, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, исполнитель), а также пометок ограничения доступа приведены в пункте 4.3.

При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.5.3. Служебные письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х страниц текста.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление - обоснование, причины, цель письма; основное содержание - просьба, решение, напоминание; заключение.

Во вступлении формулируется тема, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события и ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.5.4. Визирование писем осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Инструкции.

5.5.5. Письма должны содержать отметку об исполнителе на первом и визовом экземплярах документа.

5.5.6 Служебные письма подписываются руководителем Росводресурсов, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Руководителя, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

5.5.7. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Для служебного пользования".

Датой письма является дата его подписания.

5.5.9. При заверении соответствия копии письма, остающейся в делах Агентства, подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляются заверительная надпись или штамп (приложение N 7): "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.