11.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей

11.3.1. Для обеспечения комплектования архива в Росводресурсах на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

11.3.2. Опись дел (далее - опись) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

11.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

11.3.4. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ОИДОиКИД. По этим описям документы сдаются в архив Росводресурсов.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит ОИДОиКИД и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГА РФ.

11.3.5. Описи составляются структурными подразделениями по установленной форме (приложение N 24) в двух экземплярах и представляются в ОИДОиКИД не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

11.3.6. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в лечение периода, за который дела вносятся в опись, было переименовано (преобразовано) под прежним наименованием пишется его новое наименование.

11.3.7. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части) полностью соответствующий заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; примечание.

11.3.8. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

11.3.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см; графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.3.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных номеров и пропущенных номеров).

11.3.11. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ОИДОиКИД и утверждается начальником структурного подразделения.

11.3.12. На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Агентства, подготовка которого возлагается на архив Росводресурсов под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

Работа по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, подготовке их к передаче на постоянное хранение и по упорядочению документов по личному составу может проводится на договорной основе специалистами в области архивного дела.

11.3.13. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

11.3.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение N 24). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 Инструкции.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

11.3.15. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

11.3.16. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

11.3.17. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Агентства за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за работу архива Росводресурсов.

11.3.18. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

11.3.19. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

11.3.20. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению на заседании ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК ГА РФ не позднее чем через три года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются четыре экземпляра годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

После утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения ЭПК ГА РФ раздел утверждается руководителем Росводресурсов. Первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, остальные остаются в Агентстве.

11.3.21. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Если в Агентстве ежегодно образуется небольшой объем дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

11.3.22. Каждой законченной описи присваивается номер.

11.3.23. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

11.3.24. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение N 25).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Агентства.

11.3.25. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

11.3.26. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

11.3.27. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение N 26). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, внесения заголовков дел, составления итоговой записи, заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 - 11.3.11 Инструкции.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (подпункт 11.3.16 Инструкции).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК Агентства, а затем утверждается руководителем Росводресурсов.

11.3.28. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение N 27). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.7, 11.3.9 - 11.3.11 Инструкции.

11.3.29. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в Агентстве в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Росводресурсов печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником Управления делами, госслужбы и кадров и представляется на рассмотрение ЭК. Годовой раздел сводной описи подлежит согласованию с ЭПК ГА РФ и утверждению руководителем Росводресурсов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.21 - 11.3.26 Инструкции.

11.3.30. Уполномоченный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.