4.3.14. Виза

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой (внутреннее согласование).

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости - должность визирующего; например:

Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, отделом правового обеспечения, заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных структурных подразделений, заместителем руководителя Агентства, курирующим данный вопрос, начальником Управления делами, госслужбы и кадров.

Документы, подготовленные за подписью руководителя Агентства, в обязательном порядке визируются начальником (заместителем начальника) Управления делами, госслужбы и кадров.

При оформлении отдельных видов документов (должностные регламенты, номенклатура дел и т.п.) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:

Визирование приказов, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (приложение N 5).

Отдел правового обеспечения визирует проекты приказов после виз начальников соответствующих структурных подразделений и перед визированием начальников Управления и заместителей руководителя Агентства.

Письма и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне экземпляра, остающемся в ОИДОиКИД (далее - визовой экземпляр). На визовом экземпляре должны проставляться визы исполнителя документа, начальников структурного подразделения - исполнителя и структурных подразделений - соисполнителей, а при необходимости - заместителя начальника Управления - начальника отдела правового обеспечения.

Допускается полистное визирование документа и его приложений (на лицевой стороне каждого листа) начальником структурного подразделения - исполнителя документа.

ОИДОи КИД проверяет наличие виз, указанных в листе согласования или на визовом экземпляре документа, согласно резолюции.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются", личная подпись с расшифровкой подписи, дата, например:

Отказ в визировании проекта документа не допускается.

В случае, когда замечания структурным подразделением - исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются начальником Управления, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если начальником Управления решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения руководителю (заместителю руководителя) Агентства.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В наиболее важных многостраничных документах, в том числе при направлении нормативных актов Агентства на регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, визируется каждый лист документа начальником Управления делами, госслужбы и кадров.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста, каждый - в пределах своей компетенции.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

Исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита "исполнитель документа") экземпляра, остающегося в Агентстве (далее - визовый экземпляр).

На служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом "Подпись руководителя структурного подразделения" ближе к нижнему полю.

В случае если документы (письма, служебные записки и другие) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах Агентства (структурного подразделения).

ОИДОиКИД проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.