II. Прием и регистрация обращений граждан

6. Обращения граждан, поступающие в адрес центрального аппарата, территориальных органов, подразделений НД и ПР, Управлений и организаций в письменной форме и в форме электронного документа, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с даты поступления.

7. Регистрация обращений граждан, а также ответов на них осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения в СЭД и начинается ежегодно с номера 1.

8. Прием и регистрация обращений граждан, поступивших в центральный аппарат, осуществляется структурным подразделением центрального аппарата, ответственным за работу с обращениями граждан.

Прием и регистрация обращений граждан, поступивших в территориальные органы и организации, осуществляется подразделениями, ответственными за работу с обращениями граждан.

Прием и регистрация обращений граждан, поступивших в подразделения НД и ПР, Управления территориальных органов, осуществляется делопроизводителями подразделений НД и ПР, Управлений.

9. На каждое поступившее обращение в СЭД заводится отдельная регистрационная карточка (далее - РК).

10. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) сотрудниками подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, делопроизводителями подразделений НД и ПР, Управлений проверяется правильность их адресования. Ошибочно (не по адресу) присланные конверты возвращаются в отделение почтовой связи невскрытыми.

Все поступившие от граждан конверты, адресованные в центральный аппарат, территориальные органы, подразделения НД и ПР, Управления и организации, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.

В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением гражданина приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем структурного подразделения центрального аппарата, ответственного за работу с обращениями граждан, руководителем территориального органа или организации, руководителем подразделения НД и ПР, Управления либо лицами, их замещающими.

В случае обнаружения при вскрытии конверта отсутствия в нем обращения гражданина или недостачи упомянутых в обращении или содержащихся в описи документов составляется акт, в СЭД вносятся соответствующие отметки.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сотрудниками подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, или делопроизводителем и иным сотрудником подразделения НД и ПР, Управлений в случае поступления обращения непосредственно в подразделение НД и ПР, Управление. Гражданину направляется ответ с приложенным экземпляром акта, второй экземпляр акта приобщается к полученным документам.

Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

11. Основными сведениями об обращении гражданина, подлежащими обязательному учету в РК, являются:

а) дата регистрации обращения;

б) регистрационный номер обращения;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина;

г) почтовый адрес гражданина и (или) адрес электронной почты;

д) номер контактного телефона, если таковой указан в обращении;

е) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения;

ж) кратность обращения (первичное, повторное);

з) тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

и) краткое содержание обращения;

к) шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

л) тип ответа (в электронной или письменной форме);

м) личное обращение или направленное из другого государственного органа;

н) указание на регистрацию на информационном ресурсе сетевого справочного телефонного узла (далее - ССТУ.РФ);

о) фамилия и резолюция должностного лица, к которому поступило для рассмотрения обращение, а также фамилия сотрудника, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

п) сведения о постановке обращения на контроль;

р) сведения о дате и результатах рассмотрения обращения;

с) сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

Сведения о кратком содержании сути обращения гражданина, внесенные в графу "Краткое содержание" РК, должны быть конкретными и носить информативный характер.

Графа "Почтовый адрес" РК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания гражданина следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

Для внесения дополнительных сведений об обращении гражданина в РК предусматривается графа "Примечание".

12. При регистрации обращения гражданина на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации обращения и учетный номер.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

13. Регистрационный номер обращению присваивается СЭД автоматически и состоит из буквенного индекса, индекса подразделения (для территориальных органов и организаций), порядкового номера, а также индекса подразделения НД и ПР, Управления (при регистрации обращений, поступивших на рассмотрение непосредственно в подразделение НД и ПР, Управления).

При регистрации обращений граждан используются следующие буквенные индексы:

а) "Г" - обращения граждан, поступившие в письменной форме, принятые на личном приеме;

б) "ГИ" - обращения граждан, поступившие по электронным каналам связи;

в) "ГД" - обращения граждан или запросы по ним, поступившие от сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, депутатов органов местного самоуправления;

г) "ГП" - обращения граждан или запросы по ним, поступившие от Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, губернатора субъекта Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в субъекте Российской Федерации;

д) "ГВ" - обращения граждан или запросы по ним, поступившие от федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и других ведомств;

е) "ГО" - обращения организаций, юридических лиц (товарищества, кооперативы, акционерные общества, общественные организации, профсоюзные организации, фонды, некоммерческие товарищества и другие), направляющих обращение от своего имени в своих интересах;

ж) "ТД" - обращения граждан, поступившие по телефону доверия.

14. Текст зарегистрированного обращения гражданина сканируется вместе с конвертом и в электронном виде прикрепляется к РК.

15. Повторные обращения гражданина регистрируются так же, как и первичные. При этом в РК обращения проставляется отметка "повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не являются.

16. Обращения по одному и тому же вопросу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, от разных граждан, объединений граждан и (или) организаций, поступившие в центральный аппарат, территориальный орган, подразделение НД и ПР, Управление или организацию и имеющие массовый характер (далее - массовые обращения), регистрируются в установленном порядке. При этом в РК обращения проставляется отметка "Акция" с учетом вопроса, поставленного в обращении.

17. Обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения (далее - анонимное обращение), регистрируется в СЭД в общем порядке с пометкой "Анонимное" в графе "Заявитель" РК.

18. При поступлении обращения гражданина в форме электронного документа подразделение, ответственное за работу с обращениями граждан, принимает решение о регистрации и рассмотрении обращения либо об отказе в рассмотрении в случаях, указанных в пункте 11.17 Регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденного приказом МЧС России от 2 сентября 2014 г. N 484 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 октября 2014 г., регистрационный N 34275) (далее - Регламент МЧС России). Гражданину по указанному адресу электронной почты подразделением, ответственным за работу с обращениями граждан, направляется уведомление с указанием причины отказа рассмотрения.