|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
123.
|
Перечень документов, с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
124.
|
Типовые и примерные номенклатуры дел
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
125.
|
Номенклатура дел организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
До ликвидации организации
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
126.
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
127.
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
128.
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
129.
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
130.
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
131.
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
132.
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
133.
|
Акты уничтожения печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
134.
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
135.
|
Соглашения (договоры) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
136.
|
Документы (списки, обязательства, расписки, переписка) для оформления допуска граждан, гражданских служащих Минпросвещения России к государственной тайне
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
|
137.
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
138.
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
139.
|
Документы (отчеты, сведения, акты, переписка) по результатам выполнения требований по порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
|
|
140.
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, эффективности функционирования системы электронного документооборота (ЕСЭД)
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
141.
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
142.
|
Переписка по вопросам делопроизводства
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
143.
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после после передачи дел в архив организации
(2) Неутвержденные, несогласованные - до минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
|
а) постоянного хранения
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
|
|
б) по личному составу
|
50 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
|
144.
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
145.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу
|
50 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет (1)
|
|
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) поступающих и отправляемых документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
д) исполнения документов
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
е) обращений граждан
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
к) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
146.
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
|
|
е) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
ж) машинных носителей информации;
|
-
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
з) выдачи справок
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
147.
|
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об обеспечении взаимодействия Минпросвещения России с операторами связи по организации приема - отправки корреспонденции, участию в работе по заключению государственных контрактов на оказание услуг почтовой связи и доставки письменной корреспонденции
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
148.
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно
(1) (2)
|
Постоянно
(1) (2)
|
Постоянно
(1) (2)
|
Постоянно
(1) (2)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
149.
|
Учетные документы архива организации (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов; описи дел, документов; реестры описей) и другие документы, самостоятельно определяемые архивом организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1) (2)
|
До ликвидации организации (1)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) За исключением научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности
|
|
150.
|
Обязательные учетные документы архива научной организации, осуществляющей постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности (книги учета поступления документов, списки фондов, описи дел документов постоянного хранения (утвержденные), реестры описей дел, документов, паспорта архивохранилищ, листы-заверители дела)
|
-
|
-
|
Постоянно
|
-
|
|
|
151.
|
Вспомогательные учетные документы архива научной организации, осуществляющей постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности (карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов, книги учета поступлений контрольных экземпляров описей, книги учета создания комплектности описей, сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива, карточки учета предметов, реестры книг) и другие документы, установленные локальными актами архива
|
-
|
-
|
Постоянно
|
-
|
|
|
152.
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
153.
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
4 года
|
|
|
154.
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
155.
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов.
При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - постоянно
|
|
156.
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 года (1)
|
5 года (1)
|
5 года (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
157.
|
Документы (отчеты, сведения, акты, переписка) по вопросам ведения архивного дела
|
5 лет ЭПК (1)
|
5 лет ЭПК (1)
|
5 лет ЭПК (1)
|
5 лет (1)
|
(1) Переписка - 5 лет
|