3. Определение сроков хранения документов

3.1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до введения в действие Перечня.

3.2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, если иное не указано в примечаниях к статьям Перечня.

Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и/или регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

3.3. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

3.4. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы после истечения сроков их временного хранения в Министерстве просвещения Российской Федерации и в подведомственных ему организациях. Срок хранения указанных документов в подведомственных Минпросвещения России организациях не может быть менее десяти лет.

3.5. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.6. Сроки временного хранения документов ("1 год", "3 года", "5 лет", "6 лет", "10 лет", "15 лет", "45 лет", "50 лет", "75 лет"), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями, на которые распространяется действие Перечня.

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

3.7. Отметка "ЭПК", проставленная к некоторым видам документов, означает, что часть этих документов может иметь научное, историческое значение и может быть отобрана на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности, либо срок хранения может быть увеличен. Снятие отметок "ЭПК" не разрешается.

Документы со сроком хранения "5 лет ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения включаются в опись дел структурных подразделений Министерства просвещения Российской Федерации и подведомственных ему организаций постоянного срока хранения (годовые разделы сводных описей дел, документов постоянного хранения организации), остальные документы с отметкой "ЭПК" по истечении сроков хранения включаются в акт на уничтожение и уничтожаются в установленном порядке.

3.8. Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации; документы, присланные для сведения; копии документов.

3.9. Срок хранения "До замены новыми" означает, что данные документы хранятся до их отмены или замены новыми, и применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

3.10. Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., составляет 50 лет.

По истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Минпросвещения России и его подведомственных организаций, подлежат экспертизе ценности.

3.11. Уменьшение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

3.12. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Минпросвещения России и подведомственных ему организациях.

3.13. Нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.14. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в процессе деятельности Минпросвещения России и подведомственных ему организаций в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве.