6.6. Организация работы с входящими документами в структурных подразделениях Минобрнауки России

6.6.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании резолюций (поручений) Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений, начальников отделов структурных подразделений.

Документы направляются в структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем (соисполнителем) в соответствии с резолюцией (поручением) Министра, заместителей Министра, в день их рассмотрения Министром (заместителями Министра) или на следующий рабочий день посредством СЭД. Срочные документы направляются на исполнение незамедлительно.

Зарегистрированные Департаментом государственной службы и административной деятельности документы передаются в структурные подразделения с реестрами в двух экземплярах, один из которых государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, необходимо подписать и вернуть в Департамент государственной службы и административной деятельности не позднее следующего рабочего дня со дня получения зарегистрированного документа. В случае непоступления в указанный срок в Департамент государственной службы и административной деятельности реестра с подписью государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, переданный зарегистрированный документ считается полученным.

6.6.2. Документы, поступившие в структурные подразделения в соответствии с резолюцией (поручением) Министра и заместителей Министра, передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

6.6.3. Государственные служащие структурных подразделений, назначенные ответственными исполнителями, в процессе исполнения документов обеспечивают:

взаимодействие с государственными служащими структурных подразделений - соисполнителей;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения резолюции (поручения), принятие соответствующих мер по обеспечению своевременного представления предложений соисполнителями;

подготовку проекта документа и необходимых приложений к нему с соблюдением правил оформления, орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, а также требований к структуре и содержанию проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений, устанавливаемых Правительством Российской Федерации, иных требований к проектам документов;

подготовку проекта служебного письма (исходящего документа) с участием соисполнителей через ОАРМ;

учет позиции соисполнителей, представленной в проекте документа в ОАРМ;

учет позиции соисполнителей, направленной служебной запиской посредством СЭД в случае технических проблем доступа в сети ОАРМ;

согласование проекта документа с соисполнителями;

размещение в СЭД и последующее согласование подготовленного в ОАРМ проекта служебного письма (исходящего документа);

в случае отсутствия у соисполнителя (соисполнителей) в рамках установленной компетенции предложений (замечаний) по входящему документу, соисполнитель (соисполнители) создают в РК документа направление с отметкой "предложений (замечаний) по входящему документу нет" начальнику отдела и заместителю директора данного структурного подразделения. В случае согласия с отметкой "предложений (замечаний) по входящему документу нет" заместитель директора структурного подразделения создает в РК документа направление с отметкой "предложений (замечаний) по входящему документу нет" руководителю данного структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения, получивший направление, создает в РК документа направление с отметкой "предложений (замечаний) по входящему документу нет" руководителю структурного подразделения, получившего на исполнение входящий документ;

внутренняя (внутриведомственная) переписка по подготовке служебных писем (исходящих документов), требующих позиции соисполнителей, не осуществляется;

подготовку сводки предложений и замечаний по документу, полученных от соисполнителей;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае существенной корректировки проекта ответа;

своевременное представление документа на подпись (утверждение) Министру, заместителям Министра или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в Департамент государственной службы и административной деятельности для отправки адресату, за исключением документов, направляемых в электронной форме;

передачу документа (копии документа с визами должностных лиц) на бумажном носителе на хранение государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, с проставлением в РК документа в СЭД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ;

передачу информации об электронном документе, электронной копии документа, подготовленной на бумажном носителе, государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, с проставлением в РК документа в СЭД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

Примерный перечень функций государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, указан в приложении N 15 к Инструкции.

6.6.4. Если в процессе согласования у руководства структурного подразделения имеются замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований отказа.

В случае отказа руководства структурного подразделения в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется, за исключением случая, установленного пунктом 6.6.5 Инструкции.

6.6.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям в случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

Абзац утратил силу. - Приказ Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727.

6.6.6. В случае непредставления согласующим структурным подразделением в сроки, установленные подпунктом 7.1.8 Инструкции, позиции в отношении направленного в его адрес на согласование проекта документа, такой проект документа считается автоматически согласованным (процедура "автосогласования").

Процедура "автосогласования" не распространяется на проекты документов, согласование которых возложено на структурные подразделения нормативными правовыми актами и отдельными решениями руководства Минобрнауки России.