8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Принцип формирования дел: централизованное - в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, децентрализованное - в департаментах Министерства.

8.2.3. Формирование дел на бумажном носителе осуществляют исполнители в отделах департаментов, а формирование дел в электронном виде в модуле "Электронный архив" - силами работников, ответственных за делопроизводство в департаментах.

8.2.4. Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.

8.2.5. Место текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения Департамента управления делами или департаменты Министерства.

8.2.6. Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

8.2.7. К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие:

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 40 мм (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 100 мм). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома;

при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

8.2.8. Порядок формирования дел в департаментах, учета и хранения дел указан в приложении N 19 к Инструкции.