9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.

9.1.2. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

9.1.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

9.1.4. Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Министерства от 16 ноября 2010 г. N 249 "О печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации".

9.1.5. Кроме печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, используются печати департаментов, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий") металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.6. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов (приложение N 28 к Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Департамента управления делами.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

9.1.7. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

9.1.8. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимается заместителем Министра, курирующим работу Департамента управления делами, на основании представленной ему Департаментом управления делами информации. При наличии согласия со стороны заместителя Министра, курирующего работу Департамента управления делами, Департамент управления делами направляет в Административно-организационный департамент заявку на изготовление печатей с приложением эскиза для размещения заказа на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, курирующего работу Департамента управления делами, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.9. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в департаментах, назначаются директорами департаментов.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность директор департамента, Департамент управления делами и заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарем - заместителем Министра транспорта Российской Федерации и заместителями Министра транспорта Российской Федерации).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на директоров департаментов.

9.1.10. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в три года Департаментом управления делами.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.

9.1.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента и уничтожению по акту, завизированному начальниками отделов документационного обеспечения Департамента управления делами и отдела обеспечения деятельности Административно-организационного департамента, с проставлением соответствующей отметки в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.12. В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, курирующего работу Департамента управления делами, допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Министерства. Учет факсимиле осуществляет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.