5.1. Подготовка служебных (докладных) записок на имя Руководителя

5.1.1. Служебные (докладные) записки на имя Руководителя оформляются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) и направляются в форме электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП), за исключением служебных (докладных) записок, содержащих пометку "Для служебного пользования", которые подготавливаются и передаются для доклада на бумажном носителе.

Служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывает:

- в СП ЦА, деятельность которых координирует Руководитель, - начальник СП ЦА;

- в остальных СП ЦА - Заместитель Руководителя, координирующий их деятельность.

Регистрация служебных записок на имя Руководителя осуществляется в СП ЦА, их подготовивших.

5.1.2. К служебной (докладной) записке на имя Руководителя СП ЦА готовят проект резолюции Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - начальников СП ЦА, также координирующих их деятельность Заместителей Руководителя, текстом поручения и, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта резолюции, подлежащего докладу Руководителю, приведен в приложении N 15.

Файл проекта резолюции вкладывается в РК служебной записки.

Согласование (визирование) служебных (докладных) записок производится в электронной форме средствами СЭД ЦА, а имеющих пометку "Для служебного пользования" - на бумажном носителе путем проставления собственноручной подписи, с расшифровкой и датой визирования.

Проекты резолюций и служебных (докладных) записок согласовываются начальником СП ЦА их подготовивших.

Проекты резолюций и служебных (докладных) записок, предусматривающих расходование финансовых средств (о финансовом обеспечении деятельности ЦА ФНС России, ТНО, организаций, находящихся в ведении ФНС России; об изменении структуры и штатного расписания центрального аппарата ФНС России; об установлении и изменении предельной численности работников ТНО), в обязательном порядке визируются СП ЦА, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

Проекты резолюции и служебной (докладной) записки по изменению структуры ЦА ФНС России, по изменению штатного расписания, по вопросам прохождения государственной гражданской службы и т.п. в обязательном порядке визируются СП ЦА, отвечающим за кадровые вопросы.

Проекты резолюции и служебной (докладной) записки, предусматривающие внесение изменений в подписанную ранее Руководителем резолюцию и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого СП ЦА, должны быть завизированы начальником заинтересованного СП ЦА. Если заинтересованное СП ЦА имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.

5.1.2.1. По решению Руководителя в соответствии с законодательством могут продлеваться сроки исполнения запросов сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, уполномоченных при Президенте Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, государственных организаций, глав администраций субъектов Российской Федерации и налогоплательщиков.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений указанных в абзаце втором настоящего пункта, по которым ФНС России ответственный исполнитель, ответственное СП ЦА не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока подготавливает письмо в Правительство Российской Федерации с обоснованными предложениями по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения (продлении) доводится в установленном порядке до головного исполнителя в течение 3 дней со дня принятия этого решения.

Для служебных (докладных) записок на имя Руководителя, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты резолюций.

5.1.3. Служебные (докладные) записки для доклада Руководителю направляются в Подразделение ДОУ в форме электронного документа, а с пометкой "Для служебного пользования" - на бумажном носителе с одновременным направлением РК.

5.1.4. Для направления служебной (докладной) записки в БД "Канцелярия Руководителя" в БД "Канцелярия СП" создается РК, в которой:

- в поле "Документ" вкладывается файл служебной записки в формате PDF/A, подписанный УКЭП;

- в поле "Приложение" вкладывается файл проекта резолюции, файлы приложений (при наличии), а при направлении Руководителю служебной (докладной) записки по вопросу продления контрольного срока также файл промежуточного ответа автору запроса. Промежуточный ответ автору запроса подготавливается отдельным документом одновременно со служебной запиской. В РК промежуточного ответа в БД "Канцелярия СП" должны быть завершены процедуры электронного согласования с заинтересованными лицами и утверждения координирующим Заместителем Руководителя;

- на закладке "Реквизиты" в поле "Подписал" выбирается должностное лицо, утверждающее документ, в соответствии с пунктом 5.1.1 Инструкции;

- на закладке "Лист рассылки" в блоке "Кому" из группы "Внутренние" выбирается адресат "ФНС России (Ф.И.О. Руководителя)".

После завершения согласования и утверждения служебной (докладной) записки с проставлением УКЭП РК регистрируется в СП ЦА (в БД "Канцелярия СП") и по кнопке "Отправить + в Экспедицию" автоматически направляется в БД "Канцелярия Руководителя". Распечатывание и передача служебной (докладной) записки без ограничения доступа в Подразделение ДОУ не требуется.

5.1.5. Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается в Подразделение ДОУ, где факт приема фиксируется в журнале учета проектов документов за подписью Руководителя, подлежащих оформлению в Подразделении ДОУ.

Служебные (докладные) записки, поступившие в Подразделение ДОУ до 14.00, как правило, докладываются Руководителю в тот же день.

5.1.6. Служебная (докладная) записка возвращается в СП ЦА без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка либо отсутствует РК в БД "Канцелярия Руководителя".