4.8. Обработка и регистрация исходящих документов

Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения.

Вся исходящая корреспонденция регистрируется в СЭД ЦА. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения) с соблюдением принципа однократности.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько СП ЦА ФНС России, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (31.03.2022). Допускается словесно - цифровой способ оформления даты (31 марта 2022 г.).

Регистрационные номера документов, подписанных Руководителем (Заместителем Руководителя), состоят из буквенных символов (как правило, инициалов фамилии и имени лица, подписавшего документ), порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел, цифрового обозначения (индекса) СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: ЕД-16-12/214.

Регистрационные номера ответов на обращения граждан и организаций, подписанных начальником СП ЦА, состоят из буквенных символов "ЗГ", порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел, цифрового обозначения (индекса) СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: ЗГ-2-10/1516@.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.8.1. В Подразделении ДОУ регистрируются следующие исходящие документы:

- приказы и распоряжения, протоколы совещаний у Руководителя (Заместителей Руководителя), протоколы Коллегии, соглашения, в которых одной из сторон выступает ФНС России, - в БД "ОРД";

- письма и телеграммы за подписью Руководителя; письма и телеграммы (кроме ответов на обращения граждан и организаций), подписанные Заместителями Руководителя, доверенности - в БД "Канцелярия Руководителя";

- ответы на обращения граждан и организаций - в БД "Канцелярия ЗГ".

Регистрация электронных документов производится в день их поступления в БД "Канцелярия ЗГ", БД "ОРД", БД "Канцелярия Руководителя".

Регистрация документов, подписанных на бумажном носителе, производится в день их представления в Подразделение ДОУ.

4.8.2. Все остальные исходящие документы, а также протоколы совещаний (заседаний), проводимых начальниками управлений, регистрируются в СП ЦА в соответствующих БД "Канцелярия СП".

Регистрационные номера таких документов состоят из индекса дела по номенклатуре дел данного СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.

4.8.3. На документах, оформленных на бланках (шаблонах бланков), регистрационный номер и дата проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов.

4.8.4. Если документ на бумажном носителе, подлежащий регистрации в Подразделении ДОУ, ошибочно зарегистрирован в СП ЦА, документ переподписывается. При необходимости срочной отправки такого документа, руководству Подразделения ДОУ представляется служебная записка с объяснением причин ошибочной регистрации.

4.8.5. После регистрации исходящего документа в соответствующей базе данных, его РК направляется в БД "Исходящие" для отправки.

4.8.6. Документы на бумажном носителе передаются в Подразделение ДОУ:

- для регистрации и направления адресату (если документ регистрируется в Подразделении ДОУ);

- для направления адресату (если документ регистрируется в СП ЦА).

4.8.7. При отправке исходящего документа на бумажном носителе по списку (свыше 4 адресов) отправляются копии подлинника.

Заказ на размножение оформляется исполнителем документа на специальном бланке (приложение N 17), который подписывается руководством СП ЦА и Подразделением ДОУ.

4.8.8. Ответственность за своевременное направление на регистрацию исходящих документов (их РК) несет Делопроизводитель СП ЦА.

4.8.9. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.