4.5. Организация работы с отправляемыми документами

4.5.1. Исходящими документами Россельхознадзора являются документы, направляемые из Россельхознадзора в органы государственной власти, организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Управделами, включая перевод, подготовку предложений, ответа на поступившее обращение и т.д.

4.5.3. Проекты исходящих документов создаются в электронном виде в СЭД Россельхознадзора. Во время регистрации в СЭД Россельхознадзора на проект документа заводится электронная карточка проекта документа, к которой он прикрепляется, и ему присваивается временный регистрационный номер.

Кроме того, исполнитель делает связку с электронными документами и электронными копиями документов, во исполнение которых подготовлен исходящий документ.

4.5.4. При необходимости проект исходящего документа согласуется с соответствующими должностными лицами. Только после указанного согласования проект исходящего документа направляется на правовую экспертизу. Согласование проекта исходящего документа проводится в СЭД Россельхознадзора.

4.5.5. После согласования проекты исходящих документов перед подписанием руководством Россельхознадзора готовятся на бланках писем установленной формы, хранящихся в СЭД. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.5.6. Перед представлением документа на подпись исполнитель проверяет правильность оформления реквизитов документа, наличие приложений, пояснительной записки (в случае ее составления), листа согласования и списка рассылки.

4.5.7. Порядок подписания документов указан в подп. 3.5.21 настоящей Инструкции.

Документы, направляемые от имени Службы, подписываются Руководителем и его заместителями. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются начальником управления или его заместителями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем или по его поручению заместителем Руководителя.

4.5.8. Исходящие документы Службы представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела III "Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов" настоящей Инструкции и подписанными.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку подразделением, ответственным за делопроизводство, с указанием причины возврата.

4.5.9. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭД Россельхознадзора, при этом:

документы, подписанные руководством Россельхознадзора, на бумажных носителях вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в подразделение, ответственное за делопроизводство;

документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в соответствующих управлениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

4.5.10. Документы, подготовленные на бумажных носителях и подписанные руководством Россельхознадзора или начальниками управлений, после их перерегистрации (присвоения им исходящих номеров) сканируются и их электронные копии прикрепляются к ЭРК. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения.

Не подлежат сканированию документы, содержащие персональные данные граждан.

Датой документа является дата его регистрации. Документ регистрируется, как правило, в день его подписания.

При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Россельхознадзора (внутреннее согласование) возлагается на управление, назначенное головным исполнителем документа.

Присвоение исходящих номеров подписанным документам осуществляется в СЭД Россельхознадзора в день подписания. В процессе присвоения исходящего номера подписанному документу проверяется правильность оформления его реквизитов, наличие адресата, листа согласования, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, документа-основания (если такой имеется), соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, правильность оформления электронной карточки проекта документа, наличие прикрепленных к ней электронных файлов документа и связки с документом-основанием (если такой имеется). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При перерегистрации создается новая регистрационная карточка.

Во время перерегистрации исходящему документу автоматически присваиваются новые регистрационные данные (исходящий номер и дата документа). Состав регистрационных номеров указан в подп. 3.5.9 настоящей Инструкции.

Сведения о зарегистрированных документах хранятся в базе данных СЭД Россельхознадзора.

4.5.11. Исходящие документы, оформленные на бумажных носителях, отправляются адресатам, а их копии или визовые экземпляры направляются в соответствующие дела управлений Россельхознадзора, предусмотренные номенклатурой дел Службы. Информация об отправке документа адресату (адресатам) и направлении его копии или визового экземпляра в дело вносится в ЭРК.

Копии (визовые экземпляры) исходящих документов на бумажных носителях, подготовленных во исполнение входящих документов, подшиваются вместе с ними в одно дело.

4.5.12. Решение о способе доставки исходящего документа адресатам принимает исполнитель. При этом им может быть принято решение вместе с исходящим документом на бумажном носителе отправить и его электронную копию по системе МЭДО или иным каналам электросвязи. В случае если это касается документа, содержащего конфиденциальную информацию, то исполнитель обязан учитывать установленные требования к пересылке подобных документов и не допускать их отправку по открытым каналам связи.

4.5.13. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Решение о доставке документа фельдъегерской связью или нарочным принимает руководство управления, являющегося его исполнителем. При этом доставка документа фельдъегерской связью осуществляется по согласованию с Управделами.

Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)". В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слова "копия", "для сведения" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов) в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты.

Например:

"...во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл., Ханты-Мансийского АО".

Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Службы, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.