Исполнение контрольных документов (поручений)

4.8.16. Контроль за исполнением поручений в Службе осуществляют, как правило:

подразделение, ответственное за делопроизводство:

- поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, руководства Министерства сельского хозяйства, обращений граждан, приказов, поручений коллегии, Руководителя и совещаний у Руководителя.

управления:

- за поручениями, данными на совещаниях у заместителей Руководителя, в том числе проведенных по инициативе управления;

- за поручениями, адресованными территориальным управлениям, подведомственным организациям, в том числе требующим обобщения представленной информации;

исполнение поручений Россельхознадзора территориальными органами Службы осуществляется в порядке, аналогичном порядку исполнения поручений в центральном аппарате Службы, информация об исполнении поручения направляется в Россельхознадзор руководителем территориального управления Службы;

в случае, если замещающий заместитель Руководителя в отсутствие курирующего заместителя Руководителя, дает поручение не курируемому им управлению (делает его ответственным), такое поручение доводится до сведения курирующего это управление заместителя Руководителя. При необходимости ответа его подписывает курирующий управление заместитель Руководителя.

В управлениях контроль осуществляют гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроля в управлениях, - поручений, поступивших непосредственно в адрес управлений; поручений, данных на совещаниях у руководства Россельхознадзора, проводимых по инициативе управлений Службы.

4.8.17. Поручения, данные в протоколах заседаний коллегии или проводимых руководством Россельхознадзора совещаний, контролируются по каждому пункту.

В случае когда в резолюции Руководителя первым указывается один (или несколько) из заместителей Руководителя и указанный заместитель (заместители) вносит в данное поручение Руководителя дополнения и уточнения, подразделение, ответственное за делопроизводство, контролирует непосредственно поручение Руководителя.

В поручении указываются исполнитель и соисполнители. В случаях когда поручение дается двум и более лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.

4.8.18. В управлениях резолюцию руководства управления и срок исполнения поручений в СЭД вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.

В случае если в резолюции Руководителя первым указан заместитель Руководителя и при этом головной исполнитель не обозначен словом "отв.", "свод", "созыв", головным исполнителем является указанный первым за заместителями Руководителя исполнитель.

4.8.19. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Россельхознадзора, начальник заинтересованного управления в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение подразделением, ответственным за делопроизводство, осуществляется по взаимному согласию руководства управлений-исполнителей и Отделом делопроизводства в течение 3 дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) с соответствующей отметкой в СЭД. Если взаимного согласия руководства управлений-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Руководителя по письменному предложению заинтересованного начальника управления.

В случае отсутствия в течение 3 дней предложения об изменении головного исполнителя исполнение остается за первоначально назначенным исполнителем.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием подразделения, ответственного за делопроизводство.

Передача контрольных документов, зарегистрированных в подразделении, ответственном за делопроизводство, для исполнения из одного управления в другое осуществляется только через подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.8.20. В случае если в ходе исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Руководитель (или замещающее его лицо) представляет на имя Президента Российской Федерации (или автора поручения) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента Российской Федерации в установленный срок, обоснованные предложения по корректировке срока исполнения представляются Руководителем на имя Президента Российской Федерации не позднее чем по истечении половины установленного срока. При предоставлении на подпись Руководителю указанного предложения о продлении срока выполнения поручения одновременно представляется утвержденный заместителем Руководителя график поэтапного выполнения данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов и ответственных лиц.

4.8.21. Начальники управлений Россельхознадзора обязаны еженедельно проводить совещания по исполнительской дисциплине и принимать соответствующие меры по ее повышению. Если документ не исполнен в установленный срок, руководитель структурного подразделения - головного исполнителя в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Руководителю завизированное заместителем Руководителя объяснение о ходе исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и принятых мерах дисциплинарной ответственности в отношении лиц, виновных в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

4.8.22. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости головной исполнитель организует исполнение поручения, для чего может проводить согласительные совещания и создавать рабочие группы.

4.8.23. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения.

4.8.24. Соисполнители при исполнении совместных поручений должны представить свои предложения по совместно исполняемому документу головному исполнителю с таким расчетом, чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее половины установленного срока.

4.8.25. Ответные документы, срок исполнения которых составляет менее 10 дней, должны согласовываться в суточный срок.

При этом устанавливаются следующие сроки согласования каждым участником:

1. обычные документы - не более 2 дней;

2. срочные документы и документы с указанием "незамедлительно" - не более 5 часов;

3. документы с указанием "весьма срочно" - не более 2 часов.

4.8.26. Правовая экспертиза и согласование проектов документов проводится в срок не более 5 дней, а документов, требующих детальной правовой экспертизы - в течение 10 дней. По проектам документов с ограниченным сроком исполнения (1 - 3 дня) правовая экспертиза проводится в течение 1 дня.

4.8.27. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки в СЭД о промежуточных действиях (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться исполнителем.

4.8.28. При отсутствии у управления-соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам госслужащий - непосредственный исполнитель указанного документа (поручения) в управлении-соисполнителе (по согласованию со своим руководством) доводит информацию об отсутствии предложений до госслужащего - исполнителя в головном управлении, о чем делаются соответствующие записи в СЭД у головного исполнителя и соисполнителя.

4.8.29. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу ("Отказать") или положительную электронную визу ("Согласовать") с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

В случае неполучения согласований от соисполнителей в срок проект документа может быть внесен руководству Россельхознадзора без согласований.

При внесении документов головной исполнитель информирует руководство Россельхознадзора о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

Все согласования документа должны быть завершены за 2 рабочих дня до наступления срока исполнения, кроме документов, подготовленных с указанием "незамедлительно" "весьма срочно", "срочно", "оперативно".

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД.

4.8.30. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения необходимо в тот же день поставить в известность подразделение, ответственное за делопроизводство, для внесения изменений в СЭД.

4.8.31. Изменение срока, определенного подразделением, ответственным за делопроизводство, осуществляется подразделением ответственным за делопроизводство в установленном порядке.

При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель при отсутствии возможности решить вопрос устно или с помощью других каналов взаимодействия обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третей срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1 месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует подразделение, ответственное за делопроизводство.

4.8.32. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении по службе гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения поручений, все контролируемые документы.