4.10. Управление документами в системе электронного документооборота

4.10.1. Доступ к работе в СЭД Россельхознадзора должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.10.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующем разделе СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, должностными лицами, делопроизводителями в подразделении, ответственном за делопроизводство, или в управлениях в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.10.3. При создании в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование вида документа;

2) дата регистрации документа;

3) исходящий номер поступившего документа;

4) фамилия лица, подписавшего документ;

5) исходящая дата поступившего документа;

6) корреспондент (организация, направившая документ);

7) инициалы и фамилия адресата;

8) входящий регистрационный номер;

9) способ (тип) доставки документа;

10) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

11) количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция, исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) отметка о контроле.

4.10.4. При создании в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование вида документа;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) дата регистрации документа;

4) регистрационный номер документа;

5) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

6) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

7) количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

8) индекс дела по номенклатуре дел;

9) подразделение - ответственный исполнитель документа;

10) файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

11) способ (тип) доставки документа адресату;

12) номер бланка документа;

13) визы;

14) дополнительные получатели.

4.10.5. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование вида документа;

2) дата регистрации документа;

3) регистрационный номер документа;

4) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

5) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

8) количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

11) отметка о контроле;

12) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.10.6. При включении в СЭД обращений граждан и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) дата регистрации обращения гражданина;

3) регистрационный номер обращения;

4) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

5) краткое содержание обращения гражданина;

6) количество листов основного документа, общее количество листов приложений;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

8) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

9) срок исполнения документа;

10) индекс дела по номенклатуре дел;

11) электронный адрес корреспондента гражданина;

12) почтовый адрес корреспондента гражданина (при наличии);

13) вопрос по тематическому классификатору;

14) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение;

15) тип доставки;

16) вид обращения;

17) повторное;

18) рубрики;

19) группа документов;

20) где решен вопрос;

21) срок решения;

22) как решен вопрос;

23) просрочено.

4.10.7. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнителями должны создавать связки данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

4.10.8. Для осуществления справочно-информационной работы в СЭД Россельхознадзора разработаны справочники.