5.5. Передача дел в архив Россельхознадзора

5.5.1. В архив Россельхознадзора передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Их передача производится только по утвержденным описям дел не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Россельхознадзора не передаются. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5.2. Передача дел в архив Россельхознадзора осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с начальниками управлений.

5.5.3. Прием дел производится должностным лицом, работающим в архиве Россельхознадзора, в присутствии сотрудника управления, сдающего документы, с проставлением во всех экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица, работающего в архиве Россельхознадзора, и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Россельхознадзора сотрудниками управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет управление, передающее документы.

5.5.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Россельхознадзора делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Россельхознадзора независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.