I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Инструкция) разработана с учетом положений следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

- Федеральный закон от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации";

- Федеральный закон от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации";

- Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации;

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности";

- постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

- постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

- постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации";

- постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 327 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по ветеринарному и фитосанитарному надзору";

- постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";

- постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";

- постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

- постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";

- постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. N 890 "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти";

- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами;

- ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

- приказ Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения";

- приказ Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 14 сентября 2016 г. N 663 "О Регламенте Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору";

- приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

- приказ Минцифры Российской Федерации от 22 сентября 2020 г. N 486 "Об утверждении классификатора программ для электронных вычислительных машин и баз данных";

- приказ Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления";

- приказ Минцифры Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

- приказ Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору от 22 февраля 2023 г. N 212 "Об утверждении делопроизводственных обозначений (индексов) в Россельхознадзоре";

- приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях";

- совместный приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 611/96 от 12 июля 2024 г. "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в результате деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - Россельхознадзор, Служба), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Россельхознадзора.

1.3. Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих Россельхознадзора и работников Россельхознадзора, занимающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

1.4. Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства Россельхознадзора и повышения его эффективности.

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.6. Организация делопроизводства в Россельхознадзоре осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), в которую включаются документы, образующиеся в деятельности Россельхознадзора.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора несет руководитель Россельхознадзора (далее - Руководитель).

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Россельхознадзора на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями требований настоящей инструкции осуществляет управление Службы, на которое возложены функции по организации делопроизводства в центральном аппарате Россельхознадзора (далее - подразделение, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре) в соответствии с Положением об управлении.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Россельхознадзоре возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство, а в управлениях Службы и самостоятельных отделах центрального аппарата Россельхознадзора контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство, а в управлениях и самостоятельных отделах Россельхознадзора - на сотрудников, назначаемых их руководителями. В должностные регламенты сотрудников, ответственных за делопроизводство должны быть включены следующие функции:

- прием и регистрация в СЭД поступающих документов;

- ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

- регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль за прохождением документов;

- выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения исполнения документов;

- подготовка для руководства сводок об исполнении и о находящихся на исполнении документах;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении;

- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел;

- подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- проведение инструктажа вновь принятых работников по вопросам основ делопроизводства.

1.10. Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, должны в течение трех дней начиная с даты поступления на работу - пройти инструктаж в управлениях Службы.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя.

Сотрудники Россельхознадзора несут административную и иную установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел.

1.13. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Руководителем.

1.14. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.15. При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции по делопроизводству распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.16. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Россельхознадзора после согласования с Федеральным архивным агентством, за исключением изменений технического характера.