3.7.1. Приказ - распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый Руководителем либо лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителями Руководителя (в части касающейся полномочий, установленных распорядительными документами Службы) по основной деятельности, по личному составу в порядке осуществления принципа единоначалия.

Подготовка приказа включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти;

- в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Россельхознадзора.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений и указаний руководства Россельхознадзора в соответствии с планами организационных мероприятий либо в инициативном порядке.

Проекты приказов, вносимых на основании поручений Руководителя или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.

Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

При подготовке приказов следует учитывать, что:

у комиссии назначается председатель;

у рабочей группы - руководитель.

В перечень состава включаются:

1. председатель (руководитель);

2. заместитель председателя (руководителя);

3. секретарь комиссии (при наличии);

4. члены комиссии (рабочей группы), при этом перечень оформляется в алфавитном порядке, независимо от должностей;

5. при включении в состав лиц, которые не входят в систему Россельхознадзора, указывается "по согласованию".

Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники управлений, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Россельхознадзора.

3.7.2. Приказы Россельхознадзора оформляются на бланке приказа (приложение N 2) с использованием следующих реквизитов: дата документа, место издания, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа.

Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка полужирным шрифтом, имеющим размер N 14 и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом "о" ("об"), кратко и точно отражая содержание текста приказа.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

О Центральной экспертной комиссии Россельхознадзора

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается размером шрифта N 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной.

В обосновании кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Оно может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи", "в соответствии" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в обосновании указывается наименование издавшей организации, дата, номер и заголовок. Обоснование в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений, содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются управления, подведомственные Службе организации или конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть поручения.

Управлениям Службы и должностным лицам Россельхознадзора, а также подведомственным Службе организациям (их должностным лицам) даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются в форме предложений, рекомендаций и просьб.

Заинтересованным, не находящимся в ведении Россельхознадзора организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице или управлении, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Указанный пункт может отсутствовать, если приказ содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении правил (порядков, методик, нормативов, положений и т.п.);

об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.

При наличии других пунктов в приказе пункт о контроле за исполнением приказа должен быть в обязательном порядке.

В приказ не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, управления, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Если проект приказа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, в середине верхнего поля.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

При наличии приложений (утверждаемые приказом графики, схемы, списки и др.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение N 1); ... (приложение N 2); ... "согласно приложению" на первой странице проекта приложения в правом верхнем углу оформляется соответствующая отметка, ниже дается ссылка на приказ:

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату и номер (при необходимости с указанием номера приложения),

например:

ПОЛОЖЕНИЕ

об Управлении Федеральной службы по ветеринарному

и ветеринарному надзору по Воронежской, Белгородской

и Липецкой областям

Если приложением к приказу является документ, название которого начинается словами "положение", "регламент", "перечень", "список", "план", "состав" "график" и т.д., то первое слово названия такого документа печатается полужирным шрифтом с размером шрифта N 14 прописными буквами, центрируется, а остальные слова наименования документа печатаются через один интервал (12 пт) после первого слова наименования документа со строчной буквы.

Например:

Регламент

работы Россельхознадзора с обращениями граждан

и юридических лиц в федеральной государственной

информационной системе "Единый портал государственных

и муниципальных услуг (функций)" в едином окне цифровой

обратной связи (платформа обратной связи)

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, "приложение N 2". Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом N 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт N 12).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.

Например:

Весь текст документа, касающегося сроков выполнения Плана мероприятий (дорожной карты) по внедрению Стандартов клиентоцентричности в деятельность Россельхознадзора <*>, не приводится.

--------------------------------

<*> Включая территориальные управления Россельхознадзора.

Примечание: План мероприятий (дорожная карта) по внедрению Стандартов клиентоцентричности в деятельность Россельхознадзора при необходимости может быть уточнен членами рабочей группы.

Сноски допускается печатать шрифтом N 10. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.

При оформлении приказа, издаваемого совместно с другим органом исполнительной власти:

- бланк не используется;

- наименования организаций печатаются на одном уровне при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывающего приказ;

- наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;

- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций - авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа ("приказываем"), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти печатают на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Количество подлинников приказа соответствует количеству федеральных органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько федеральных органов исполнительной власти участвуют в издании приказа.

При подготовке проекта приказа визы включают должности визирующих, наименование структурных подразделений, Ф.И.О. подписантов и дату.

3.7.3. При подготовке проекта приказа в электронном виде передача проекта приказа на согласование осуществляется исполнителем посредством СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

Внутреннее согласование проекта приказа оформляется электронной визой на электронном листе согласования в системе электронного документооборота.

Обязательными участниками согласования проектов организационно-распорядительных документов во внутреннем документообороте Россельхознадзора являются:

1. начальник отдела, заместитель начальника управления, начальник управления, внесшие проект на рассмотрение;

2. начальники (заместители начальников) управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

3. заместитель Руководителя Россельхознадзора (в соответствии с распределением обязанностей);

4. специалист, выполняющий функции корректора;

5. руководство управления, ответственного за правовое обеспечение.

На подпись руководству представляется лист согласования только с визами начальников (заместителей начальников) управлений.

Общий срок согласования и подписания проекта приказа составляет не менее второй половины срока исполнения документа.

Срок согласования каждым участником проекта приказа не должен превышать 2 рабочих дней.

Правовая экспертиза и согласование проектов приказов проводится в срок не более 5 рабочих дней, а документов, требующих детальной правовой проработки (что определяется должностным лицом управления, ответственного за правовое обеспечение, или лицом, курирующим это управление) - в течение 10 рабочих дней. Течение срока проведения правовой экспертизы начинается:

- в день поступления проекта приказа в подразделение, ответственное за правовую экспертизу, в случае если проект документа поступил до 16 часов;

- на следующий рабочий день после дня поступления в подразделение, ответственное за правовую экспертизу проекта приказа, по документам, поступившим после 16 часов.

3.7.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в электронном листе согласования в СЭД. В этом случае участник согласования может проставить отрицательную электронную визу ("Отказать") или положительную электронную визу ("Согласовать") с учетом указанных замечаний. Отказ в визировании документа не допускается.

В соответствии с полученными замечаниями исполнитель должен внести изменения в файл согласуемого документа, прикрепить его к ЭРК документа. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений по его существу проект подлежит повторному визированию.

При наличии незначительных исправлений в проекте приказа (исправление грамматических ошибок, смена подписанта в процессе визирования), не меняющих его существа, документ не подлежит возврату на доработку исполнителю, а исправления вносятся должностным лицом, которое считает необходимым внесение таких исправлений.

При наличии разногласий по проекту приказа начальник управления, ответственный за его подготовку, должен организовать обсуждение проекта документа с начальниками заинтересованных управлений с целью поиска взаимоприемлемого решения.

В случае если после обсуждения взаимоприемлемого решения не найдено, проект приказа вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания, особые мнения и дополнения, направляется руководству Россельхознадзора для принятия решения.

В случае несоответствия подготовленных проектов приказов действующему законодательству специалист управления, ответственного за правовое обеспечение, визирует проект документа в СЭД с отрицательной визой ("Отказать") с предоставлением соответствующего обоснования.

Замечания управления, ответственного за правовое обеспечение, оформляются с обязательной ссылкой на законодательный или иной нормативный правовой акт.

В системе электронного документооборота фиксируются и сохраняются все версии документа и все исправления в нем таким образом, чтобы можно было однозначно идентифицировать автора версии или исправлений.

После завершения процедуры согласования исполнитель распечатывает проект приказа на бланке, лист согласования, список рассылки (если имеется) из системы электронного документооборота и передает его на подпись руководству Россельхознадзора.

3.7.5. Проекты приказов о признании утратившими силу нормативных правовых, распорядительных актов, как правило, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, начальник Управделами, заместитель Руководителя - в случае, если документ подписывает Руководитель.

Проекты приказов во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), начальник Управделами.

Проекты приказов по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Россельхознадзора визируются в следующем порядке: исполнитель и начальник управления, подготовившего документ; начальники управлений, если проект приказа содержит поручения в их адрес; заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей); начальник Управделами.

3.7.6. В случае получения отказа в государственной регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции Российской Федерации Управделами подготавливает проект приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано. После подписания Руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового акта регистрируется в подразделении, ответственном за делопроизводство.

Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, направляется Управделами в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10 дней со дня получения отказа.

3.7.7. Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов осуществляет Управделами и подразделение, ответственное за делопроизводство.

Проекты приказов могут быть возвращены внесшим их управлениям Службы Управделами для доработки либо в связи с отсутствием оснований для их издания.

3.7.8. Проекты приказов представляются на подпись руководству Россельхознадзора только через подразделение, ответственное за делопроизводство.

Приказы подписывает Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в этом случае наименование должности печатается как "И. о. Руководителя"), либо уполномоченный на то заместитель Руководителя в соответствии с его компетенциями и приказом, предоставляющим право подписи.

В случае если у руководства Россельхознадзора имеются замечания по документу, поступившему ему на подпись, документ возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель вносит изменения в документ согласно полученным замечаниям, прикрепляет файл исправленного документа к ЭРК документа в СЭД и передает исправленный документ на подпись в бумажном виде.

3.7.9. Подписанный приказ передается в подразделение, ответственное за делопроизводство, в бумажном виде и посредством СЭД для его дальнейшей регистрации.

Регистрация приказов осуществляется подразделением, ответственным за делопроизводство, в системе электронного документооборота в соответствующих электронных журналах регистрации.

Регистрация приказа в СЭД осуществляется на основе электронной карточки проекта документа.

После регистрации приказа в СЭД на бумажном документе указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

После проставления регистрационного номера документ на бумажном носителе, за исключением документа, содержащего персональные данные гражданина, должен быть отсканирован. Сканированию подлежат все листы документа, включая приложения. Полученный электронный образ приказа должен быть прикреплен к электронной регистрационной карточке исходящего документа системы электронного документооборота.

Внесение поправок в подписанный приказ не допускается.

Датой приказа является дата его регистрации.

3.7.10. Копии подписанных приказов, зарегистрированных в подразделении, ответственном за делопроизводство, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копии приказов заверяются оттиском печати Управделами.

Рассылка приказа для ознакомления и исполнения осуществляется сотрудником, осуществившим регистрацию документа, в электронном виде посредством системы электронного документооборота согласно списку рассылки, а при необходимости направляется в бумажном виде.

Исполнитель получает приказ для исполнения в электронном виде посредством системы электронного документооборота. Исполнитель может выдать свое поручение по исполнению документа в СЭД.

3.7.11. Постановка (снятие) на контроль поручений (резолюций) по приказу осуществляется сотрудниками подразделения, ответственного за делопроизводство, а также начальниками управлений, которые поставили документ на контроль, или уполномоченными на то специалистами.

Факт исполнения поручений (резолюций) по приказу фиксируется в ЭРК СЭД путем создания исполнителем отчета об исполнении.

3.7.12. Выписка из приказа оформляется на общем бланке (приложение N 6) и заверяется печатью.

Выписка из приказа содержит реквизиты:

- наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);

- дату и регистрационный номер приказа;

- место составления (издания) приказа;

- заголовок к тексту приказа;

- часть текста документа (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "приказываю" и необходимая часть текста);

- наименование должности (указывается наименование должности должностного лица, подписавшего приказ);

- подпись (указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ);

- отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения).

Подлинники приказов по основной деятельности Россельхознадзора хранятся в подразделении, ответственном за ведение делопроизводства.

Подготовка приказов по личному составу

3.7.13. Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия Руководителя, связанные с трудовой деятельностью сотрудников:

- прием на работу и увольнение;

- перевод на другие должности;

- поощрение и взыскание;

- предоставление отпусков;

- командирование;

- другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.

3.7.14. Проекты приказов по личному составу готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, на основании соответствующих представлений.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные дела, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Проекты приказов по личному составу печатаются на бланках приказов Россельхознадзора.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть должна начинаться с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, наименование структурного подразделения и глагол, обозначающий действие: "назначить", "перевести", "освободить", "объявить благодарность", "предоставить очередной отпуск" (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), "командировать" (указывается место и срок командировки) и т.д.

Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление и др.).

3.7.15. Приказы по личному составу регистрируются в структурном подразделении, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, по порядку номеров в пределах календарного года отдельно в зависимости от вида приказа.

3.7.16. Приказам Россельхознадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:

- К - приказы по личному составу центрального аппарата Россельхознадзора (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; изменение фамилии);

- КОВ - приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, замещения на время отпуска - центральный аппарат;

- КО - приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, учебных) - центральный аппарат;

- КР - приказы по личному составу руководителей территориальных органов Россельхознадзора и их заместителей (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии);

- КР/ОВ - приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания руководителей территориальных органов и руководителей организаций Россельхознадзора;

- КР/КО - приказы об отпусках (ежегодных, учебных) руководителей территориальных органов и руководителей организаций Россельхознадзора;

- КМ - приказы о краткосрочных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Россельхознадзора;

- КЗ - приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Россельхознадзора;

- КП - приказы о служебных проверках сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора;

- КГ - приказы о присвоении классов и чинов, подготовке и переподготовке сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора;

- КН - приказы о награждении сотрудников центрального аппарата Россельхознадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Россельхознадзора.

3.7.17. Сотрудник Россельхознадзора, командируемый для проверки определенного вопроса, по итогам командировки обязан представить отчет о результатах проделанной работы, а выполняющий комплексную проверку в составе комиссии - итоговую справку по всем проверяемым вопросам. Отчет (справка) должен состоять из следующих разделов: цель командировки, результаты проверки или иной работы, проделанной в период командировки, выводы и рекомендации по итогам проверки или иной работы, проделанной в период командировки.

Отчет (справка) представляется руководителю структурного подразделения Россельхознадзора, в подчинении которого находится командируемый сотрудник.

Руководитель структурного подразделения анализирует представленные материалы, визирует у заместителя Руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение, и со служебной запиской передает в структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению, для доклада Руководителю. В служебной записке должны быть предложены меры, которые необходимо принять по итогам командировки.

Заместители Руководителя, руководители структурных подразделений докладывают отчеты о командировках Руководителю лично.