Подготовка протоколов

3.7.21. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятие решений аппаратных совещаний у Руководителя и руководителей структурных подразделений, селекторных и онлайн совещаний, заседаний коллегий Россельхознадзора, заседаний постоянно действующих комиссий Россельхознадзора, а также встреч руководства Россельхознадзора с иностранными представителями.

3.7.22. В Службе издаются следующие виды протоколов:

- Коллегий Россельхознадзора;

- совещаний у Руководителя, заместителей Руководителя;

- заседаний Комиссий;

- заседаний Рабочих групп.

3.7.23. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы печатаются на бланках протоколов (приложения N 3, 9, 10), общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

официальное полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого находится Служба;

официальное полное и сокращенное (в скобках) наименование Службы;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

место проведения заседания (совещания): (указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру);

дата протокола;

регистрационный номер протокола;

текст протокола;

подпись (подписи) (отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слова "Председатель", если это заседание Коллегии или Комиссии, или "Руководитель", если это совещание Рабочей группы, секретаря (при наличии);

личной подписи (подписей);

(расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и).

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), протоколы подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

3.7.24. Протоколы издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.7.25. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, а также должности, фамилии, инициалы, лиц, присутствовавших на заседании (совещании) в алфавитном порядке.

3.7.26. В случае когда оформляется протокол совещания в Службе, указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".

Присутствовавших на совещании гражданских служащих Службы и подведомственных Службе организаций допускается объединять в группы с указанием должности,

например:

"заместители начальников управлений", "начальник, заместители начальника отдела Управделами" и т.д.

Должности представителей иных организаций и ведомств, как правило, расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного совещания) - расшифровываются в обязательном порядке.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка и список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения.

3.7.27. Рассматриваемые вопросы нумеруются арабскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.

Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.

Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: управление или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.

Управлениям и должностным лицам Россельхознадзора, а также подведомственным Службе или их должностным лицам даются прямые поручения.

Заинтересованным, не находящимся в ведении Службы организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации.

Образец оформления протокола совещания у Руководителя (заместителя Руководителя) приведен в приложении N 18, образец протокола заседания Комиссии приведен в приложении N 19 к настоящей инструкции.

3.7.28. Протокол совещания подготавливается управлением, ответственным за проведение совещания, визируется начальником управления (или его заместителем) и представляется Руководителю (заместителю Руководителя) Россельхознадзора на подпись, как правило, в течение суток после окончания совещания.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего поручения.

При подписи сначала указывается должность в Комиссии (Рабочей группе), а затем должность в Россельхознадзоре.

3.7.29. Копии протоколов совещаний у Руководителя (заместителя Руководителя) Россельхознадзора рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.

К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего управления.

3.7.30. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

3.7.31. Протоколы совещаний, подписанные Руководителем или заместителями Руководителя, регистрируются и хранятся в СЭД Россельхознадзора, при этом протоколы Коллегий хранятся на бумажных носителях в подразделении, ответственном за делопроизводство.

3.7.32. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегий, протоколы совещаний у Руководителя (заместителей Руководителя), заседаний Комиссий, протоколы научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.7.33. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

3.7.34. Ответственность за оформление протоколов совещаний, проводимых Руководителем (заместителями Руководителя), возлагается на начальника управления, ответственного за проведение совещания, вопросы которого обсуждаются на совещании.

3.7.35. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Россельхознадзора (приложение N 3) и имеет реквизиты:

1. наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

2. заголовок протокола;

3. дата и номер (те же, что у самого протокола);

4. место проведения;

5. часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с соответствующим решением);

6. подпись (председательствовавшего без личной подписи);

7. отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).