4.2. Организация работы с входящими документами. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата ППК "Роскадастр" поступает в Административное управление посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, а также по электронной почте, через официальный сайт ППК "Роскадастр" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", СЭД ППК "Роскадастр", также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично.

4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.

Не подлежат вскрытию конверты с пометками "лично", "торги".

Такие конверты (бандероли) учитываются и передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт (приложение N 15) в трех экземплярах, первый экземпляр акта остается в Административном управлении, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту.

4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают работники Административного управления, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник отдела делопроизводства (или его заместитель) и работник, вскрывший указанный конверт.

4.2.4. Работник Административного управления, принимающий корреспонденцию нарочным, проводит необходимую предварительную проверку.

При поступлении писем без конвертов осуществляется проверка на правильность адресации, наличие подписи автора документа, а также всех указанных в письме приложений.

Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно".

В случае необходимости делается отметка о приеме корреспонденции.

4.2.5. Документы, поступившие непосредственно в СПЦА или должностным лицам ППК "Роскадастр", в том числе по электронной почте, подлежат обязательной оперативной передаче в Административное управление по реестру (приложение N 36) для регистрации.

4.2.6. Конверты от поступивших документов прикрепляются к документам и в дальнейшем при необходимости помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.