7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" закрепляет классификацию (группировку дел) исполненных документов, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.1.1. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" составляется Административным управлением по установленной форме (приложение N 18) на основании номенклатур дел СПЦА (приложение N 19).

7.1.2. Номенклатуры дел СПЦА - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения - ежегодно оформляются в установленном Инструкцией порядке, согласовываются с Административным управлением, подписываются начальниками (лицами, официально их замещающими) СПЦА и направляются до 1 ноября текущего года в Административное управление.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность СПЦА, в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях - копии документов.

Номенклатура дел СПЦА печатается в одном экземпляре и хранится в Административном управлении.

7.1.3. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из граф: "Индекс дела", "Заголовок дела", "Количество дел", "Срок хранения и N статьи по перечню" и "Примечание".

Индекс дела - номер СПЦА и порядковый номер заголовка дела в разделе обозначаются цифрами, например, индекс дела 02-04, где: 02 - номер СПЦА, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел СПЦА включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности в соответствии с Положением о нем. В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовок дела должен содержать следующие элементы:

название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

краткое содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться наименование "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Графа "Количество дел" в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.

Срок хранения дела, номера статей определяются в соответствии с перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, или указывается согласованный с Центральной экспертной комиссией центрального аппарата ППК "Роскадастр" (далее - ЦЭК ППК "Роскадастр") и при необходимости Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) государственного архива (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) срок хранения.

Графа "Примечание" может включать способы и особые сроки хранения документов.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные строки на случай формирования новых номенклатурных дел в течение года. В столбце "Заголовок" резервной строки указывается "Резерв".

7.1.4. Вновь созданное СПЦА обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в Административное управление, которое в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.

7.1.5. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

7.1.6. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" согласовывается с ЦЭК ППК "Роскадастр" и ЭПК государственного архива (не реже одного раза в пять лет при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) и утверждается генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим).

В СПЦА номенклатура дел рассылается Административным управлением в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

7.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования СПЦА, располагаемые в последовательности, предусмотренной индексами СПЦА ППК "Роскадастр", утвержденными приказом ППК "Роскадастр".

7.1.8. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" уточняется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.9. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" составляется и согласовывается заново в случае значительных изменений функций и/или структуры ППК "Роскадастр" или изменений нормативных актов в области архивного хранения.

7.1.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел СПЦА ППК "Роскадастр" делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел СПЦА ППК "Роскадастр", передаются по завершении календарного года в срок до 31 января года, следующего за отчетным, в Административное управление для внесения в итоговую запись сводной номенклатуры дел ППК "Роскадастр".

После окончания календарного года в графу "Примечание" могут вноситься отметки о переходящих делах и о выделении дел к уничтожению.