3.6. Служебные, докладные, объяснительные записки

3.6.1. Докладные, служебные, объяснительные записки (в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов ППК "Роскадастр" (приказов, распоряжений).

3.6.2. Докладная записка - документ, который адресуется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, главному бухгалтеру - финансовому директору, советнику генерального директора, начальнику (лицу, официально его замещающему)/заместителю начальника СПЦА ППК "Роскадастр" с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, либо содержит выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможных негативных ситуаций, связанных с проведением различных проверок, награждением, поощрением, выделением новых штатных единиц, командированием работников, нарушением требований актов ППК "Роскадастр" и т.д.

При оформлении докладной записки указывается наименование вида документа ("Докладная записка"), которое располагается ниже реквизита "адресат" на два межстрочных интервала.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех частей.

В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

Докладная записка подписывается:

исполнителем - если она представляется начальнику СПЦА ППК "Роскадастр" или его заместителю;

начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим) - если представляется курирующему данное СПЦА заместителю генерального директора, главному бухгалтеру - финансовому директору, советнику генерального директора;

заместителем генерального директора, главным бухгалтером - финансовым директором, советником генерального директора, начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящимся в прямом подчинении у генерального директора ППК "Роскадастр", - если представляется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).

3.6.3. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между СПЦА ППК "Роскадастр" или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и работников внутри центрального аппарата ППК "Роскадастр", оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе работника, а также в рамках исполнения поручения руководства по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.

Допускается направление служебных записок должностным лицам филиала ППК "Роскадастр" ЦИТ "Роскадастр-Инфотех".

Служебная (докладная) записка визируется исполнителем (исполнителями), его непосредственным руководителем и подписывается:

заместителем генерального директора, главным бухгалтером - финансовым директором, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр", заместителем директора филиала ППК "Роскадастр" ЦИТ "Роскадастр-Инфотех", начальником или заместителем начальника структурного подразделения филиала ППК "Роскадастр" ЦИТ "Роскадастр-Инфотех" (лицом, официально его замещающим), а также руководителем направления Аппарата секретаря Наблюдательного совета и работниками Службы внутреннего аудита или иным должностным лицом, уполномоченным в соответствии с локальными нормативными актами, если представляется в СПЦА ППК "Роскадастр" или курирующему заместителю генерального директора, главному бухгалтеру - финансовому директору;

заместителем генерального директора, главным бухгалтером - финансовым директором, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящегося в прямом подчинении генерального директора ППК "Роскадастр", а также руководителем направления Аппарата секретаря Наблюдательного совета и работниками Службы внутреннего аудита или иным должностным лицом, уполномоченным в соответствии с локальными нормативными актами, если представляется советнику генерального директора, заместителю генерального директора, главному бухгалтеру - финансовому директору, генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).

Служебные (докладные) записки, подписанные ненадлежащим должностным лицом, могут быть оставлены без рассмотрения.

Служебные (докладные) записки регистрируются в базе данных СЭД ППК "Роскадастр" в "Канцелярии Служебные записки" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Регистрационный номер служебной (докладной) записки состоит из индекса структурного подразделения ППК "Роскадастр", издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ", а также двух последних цифр года, например: 05-0067-СЗ/25, 07-0765-ДЗ/25.

Регистрационный номер служебной (докладной) записки за подписью руководства ППК "Роскадастр" присваивается отделом делопроизводства Административного управления и состоит из индекса "01", порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ" и двух последних цифр года, например: 01-0058-ДЗ/25.

Служебные (докладные) записки рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД ППК "Роскадастр".

Допускается не размещать в СЭД электронные образы документов в соответствии с требованиями п. 6.2.6.

Служебные (докладные) записки с пометкой "без размещения в СЭД" передаются адресатам в бумажном виде.

Служебным (докладным) запискам, имеющим пометку "Конфиденциально", присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения ППК "Роскадастр", издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ", двух последних цифр года, а также букв "КФ", например: 05-0067-СЗ/25-КФ, 07-0765-ДЗ/25-КФ.

3.6.4. Докладная и служебная записки имеют, как правило, реквизиты, указанные в разделе 3.3 Инструкции, исключая пункты 3.3.2 - 3.3.5, 3.3.9, 3.3.12, 3.3.20.

Образец оформления служебной (докладной) записки приведен в приложении N 13 к Инструкции.

3.6.5. В случае если обращение к руководству ППК "Роскадастр" связано с решением личных вопросов работника, заявление составляется рукописным способом.

3.6.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию или поведение отдельных работников.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.

3.6.7. Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления работников, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения (лицу, официально его замещающему), по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.

3.6.8. Срок исполнения служебной записки не должен превышать пяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию ответственного СПЦА в СЭД ППК "Роскадастр", если иной срок не обозначен в такой служебной записке. Допускается исполнение служебной записки посредством размещения отчета об исполнении резолюции/поручения в СЭД ППК "Роскадастр".

Срок исполнения служебной записки о проведении проверочных мероприятий в отношении работника (гражданина) при рассмотрении вопроса о его переводе (приеме на работу) не должен превышать 30 рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД.

3.6.9. Служебные (докладные) записки, за исключением указанных в п. 6.2.6, подписываются при помощи ЭП.