6.5. Регистрация и прохождение внутренних документов

6.5.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате ППК "Роскадастр" с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами ППК "Роскадастр".

6.5.2. Регистрация и учет внутренних документов (служебных, докладных записок) за подписью начальника (лица, официально его замещающего) в ППК "Роскадастр" осуществляются в структурных подразделениях. Регистрация и учет внутренних документов (служебных, докладных записок) за подписью руководства ППК "Роскадастр" осуществляются Административным управлением.

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в СЭД, в электронную карточку внутреннего документа вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Рассылка служебных записок осуществляется в структурных подразделениях исполнителями. Рассылка служебных записок Административным управлением осуществляется в соответствии с адресантом и указателем рассылки документа.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.

6.5.3. Прохождение внутренних документов (поручений, служебных и докладных записок и др.) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов ППК "Роскадастр" осуществляются в соответствии с положениями подраздела 3.1 Инструкции.

6.5.4. Электронная карточка служебной записки в базе СЭД ППК "Роскадастр" "Служебные записки" заполняется работником-исполнителем следующим образом:

создается связка с входящим документом-основанием, если исходящий документ является ответом;

вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;

вносится электронный вариант документа (в формате pdf) с ЭП, в исключительных случаях электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица (с присвоенным регистрационным номером);

присваивается регистрационный номер (статус "зарегистрирован");

заполняется адресат в разделе "лист рассылки";

заполненная электронная карточка направляется адресату.

6.5.5. После рассмотрения внутренних (входящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронные карточки работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора ППК "Роскадастр", и передаются исполнителям.

6.5.6. Срок исполнения служебной записки не должен превышать пяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию ответственного заместителя генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора, советника генерального директора, СПЦА в СЭД или иной обоснованный срок, установленный такой служебной запиской.

6.5.7. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД ППК "Роскадастр" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, или ответственными исполнителями по документам.

Подлинники поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора ППК "Роскадастр" хранятся в Административном управлении.