7.6. Уничтожение дел, не подлежащих хранению

7.6.1. На дела с истекшими сроками хранения в СПЦА составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме акта (приложение N 29).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2023 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2027 года.

На основе предложений СПЦА работником архива составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела с отметкой "ЭПК" могут содержать документы постоянного хранения. С целью выявления таких документов работник, ответственный за ведение делопроизводства в СПЦА, проводит полистный просмотр выделенного к уничтожению дела с отметкой "ЭПК". Выявленные в результате документы постоянного хранения присоединяются к уже существующим номенклатурным делам или оформляются в новое номенклатурное дело за счет резерва.

Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

7.6.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 28), составляется на дела всего центрального аппарата ППК "Роскадастр".

7.6.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается генеральным директором ППК "Роскадастр" после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом - после утверждения ЭПК государственного архива описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу), после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

7.6.4. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на уничтожение работниками, ответственными за ведение делопроизводства в СПЦА, после получения соответствующего уведомления Административного управления.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью работника Административного управления:

"Уничтожено. См. акт N _____ от _____________. Фамилия, инициалы".

7.6.5. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с составлением акта об уничтожении и соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

7.6.6. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.