6.2. Регистрация исходящих документов за подписью руководства ППК "Роскадастр"

6.2.1. Регистрация исходящих документов за подписью генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора, главного бухгалтера - финансового директора, советников генерального директора ППК "Роскадастр" осуществляется Административным управлением.

6.2.2. Документы, подписанные генеральным директором (лицом, исполняющим его обязанности), заместителем генерального директора, главным бухгалтером - финансовым директором, советником генерального директора ППК "Роскадастр", представляются на регистрацию в Административное управление в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Документы представляются на регистрацию в Административное управление по реестру (приложение N 16) ежедневно до 17:00 (в пятницу до 16:00); документы, поступившие после указанного срока, регистрируются на следующий рабочий день. После регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр с визами согласования (визовый экземпляр) без приложений, включающий регистрационный номер и дату, хранится в Административном управлении.

Документы, подписанные ЭП, представляются на регистрацию в Административное управление в сроки, аналогичные документам на бумажном носителе, путем направления ссылки на черновик документа, подписанного ЭП, соответствующим работникам Административного управления.

Исправления в визовом экземпляре допускаются только в случае наличия грамматических и пунктуационных ошибок.

6.2.3. Ненадлежащим образом оформленные или содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и повторного визирования у соисполнителей и представления на подпись генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, главному бухгалтеру - финансовому директору, советнику генерального директора ППК "Роскадастр".

6.2.4. Электронная карточка исходящего документа на бумажном носителе в базе данных "Канцелярия Исходящие" СЭД ППК "Роскадастр" заполняется Административным управлением.

6.2.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются (регистрация, в т.ч. сканирование документов с пометкой "Конфиденциально", осуществляется в закрытом контуре СЭД) для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа и документ направляется адресату. В случае подписания документа ЭП в электронную карточку исходящего документа прикрепляются файл с текстом документа на бланке ППК "Роскадастр" и отметкой об ЭП в формате PDF и файл с ЭП, а также его электронная копия.

6.2.6. Электронный образ документа может не размещаться в СЭД в случае, если содержит:

сведения, относящиеся к результатам проведенных ППК "Роскадастр" проверок в отношении филиалов ППК "Роскадастр";

сведения и материалы внутренних проверок и расследований в отношении работников ППК "Роскадастр" (по дисциплинарным проступкам, трудовым спорам, соблюдению законодательства в сфере противодействия коррупции и т.д.);

персональные данные (в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"), в том числе приказы (распоряжения) по личному составу, учетные журналы по личному составу, иные документы по оформлению трудовых отношений;

сведения, относящиеся к расчету заработной платы;

сведения об изменении должностей работников;

сведения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

сведения об аттестации работников ППК "Роскадастр".

Решение о размещении в СЭД электронных образов указанных документов принимается руководством ППК "Роскадастр", председателями созданных в ППК "Роскадастр" комиссий, начальниками СПЦА (лицами, официально их замещающими).

В случае принятия решения о неразмещении в СЭД электронных образов документов уполномоченное должностное лицо накладывает резолюцию с пометкой "Без размещения в СЭД" (с подписью) на визовом экземпляре документа.

6.2.7. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководством ППК "Роскадастр", состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности), главного бухгалтера - финансового директора или его заместителя, советника генерального директора, подписавшего служебное письмо, а также двух последних цифр года, например:

02-0015-ВЖ/25, где: 02 - индекс структурного подразделения; 0015 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; "ВЖ" - первые буквы имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр", подписавшего служебное письмо; 25 - две последние цифры года. В исключительных случаях допускается изменение порядка написания буквенного обозначения.

В случае если исполнителем и подписантом служебного письма является руководство ППК "Роскадастр", то регистрационный номер выглядит следующим образом: 01-1535-КЛ/25.

Допускается использование иных буквенных индексов в исключительных случаях.

6.2.8. В случае отсутствия в электронной карточке файла с текстом документа или ненадлежащего его оформления, отсутствия файла с электронной подписью документ регистрации не подлежит.

При необходимости рассылки электронного документа более чем четырем адресатам электронная карточка также должна содержать файл с указателем рассылки документа.

Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководством ППК "Роскадастр", имеющего пометку "Конфиденциально", состоит из номера документа в пределах календарного года, букв "КФ", а также двух последних цифр года, например: исх-0075КФ/25.

6.2.9. Работники Административного управления осуществляют проверку правильности оформления и комплектности исходящего документа, а также отправку корреспонденции на бумажном носителе почтовыми отправлениями, нарочно и электронных документов по системе СЭД ППК "Роскадастр" и электронной почте.