Приказ Минюста России от 03.06.2025 N 138 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения"

8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение федеральных государственных гражданских служащих, работников, кадровый учет

407

Реестр федеральных государственных гражданских служащих <1>, ежегодные сведения из реестра

Пост. <2>

Пост. <2>

-

<1> Состав сведений определяется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

<2> Передается на постоянное хранение после завершения ведения

408

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (справки, заявления, информация, докладные записки) к ним:

<1> Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 л.

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;

5 л. <1>

5 л. <1>

5 л. <1>

в) о служебных проверках;

5 л.

5 л.

5 л.

г) о направлении в командировку работников;

5 л. <1>

5 л. <1>

5 л. <1>

д) о дисциплинарных взысканиях

3 г.

3 г.

3 г.

409

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

410

Уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем

3 г.

3 г.

3 г.

411

Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:

а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;

15 л.

15 л.

15 л.

б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;

5 л.

5 л.

5 л.

в) конкурсные бюллетени

5 л.

5 л.

5 л.

412

Документы (заявления, анкеты, справки, автобиографии, резюме, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):

а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;

3 г.

3 г.

3 г.

б) лиц, не принятых на работу

1 г.

1 г.

1 г.

413

Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме, заявления, справки, служебные записки, переписка) по замещению вакантных должностей и формированию кадрового резерва организации

5 л.

5 л.

5 л.

414

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных

Пост. <1>

Пост. <1>

Пост. <1>

<1> По месту утверждения

415

Согласие на обработку персональных данных

3 г. <1>

3 г. <1>

3 г. <1>

<1> После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

416

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

3 г. <1>

3 г. <1>

3 г. <1>

<1> После замены новыми

417

Должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих, должностные инструкции работников

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

418

Личные учетные карточки федеральных государственных гражданских служащих, работников, в том числе временных (ф. Т-2ГС, Т-2)

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

419

Отчеты федеральных государственных гражданских служащих, работников о командировках

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

420

Личные дела руководителей, федеральных государственных гражданских служащих и работников <1>

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

50/75 л. ЭПК

<1> Виды документов, входящих в состав личных дел государственных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации

421

Акты приема-передачи личных дел федеральных государственных гражданских служащих при переводе на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)

50 л.

50 л.

50 л.

422

Характеристики, справки об объективных сведениях на работников

5 л.

5 л.

5 л.

423

Подлинные личные документы федеральных государственных гражданских служащих (работников) (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства)

До востребования <1>

До востребования <1>

До востребования <1>

<1> Невостребованные - 50/75 л.

424

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

425

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

1 г.

1 г.

1 г.

426

Графики отпусков

3 г.

3 г.

3 г.

427

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

3 г.

3 г.

3 г.

428

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещение), увольнения, учета, присвоения классных чинов и специальных званий

3 г.

3 г.

3 г.

429

Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими

5 л.

5 л.

5 л.

430

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию федеральных государственных гражданских служащих и работников, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

5 л.

431

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 л.

5 л.

5 л.

432

Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 л. <1>

5 л. <1>

5 л. <1>

<1> После снятия с учета

433

Списки <1>:

<1> По месту составления

а) руководящего состава;

Пост.

Пост.

Пост.

б) ветеранов и участников боевых действий;

Пост.

Пост.

Пост.

в) лиц, награжденных государственными и ведомственными наградами;

Пост.

Пост.

Пост.

г) лиц, прошедших аттестацию;

5 л.

5 л.

5 л.

д) кандидатов на выдвижение по должности;

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

е) совмещающих работу с получением образования;

5 л.

5 л.

5 л.

ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;

5 л.

5 л.

5 л.

з) лиц, выезжающих за границу

5 л.

5 л.

5 л.

434

Сведения о составе лиц, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

5 л.

-

-

435

Переписка о согласовании кандидатур, назначении, перевода, увольнения начальников, заместителей начальников территориальных органов Минюста России, руководящего состава Федеральной службы судебных приставов, Федеральной службы исполнения наказаний

3 г.

3 г.

3 г.

436

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, заявления и другие), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

5 л.

5 л.

437

Книги, журналы, карточки учета и регистрации, электронные базы данных:

<1> После окончания срока действия последнего договора, контракта

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения федеральных государственных гражданских служащих, работников;

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

5 л.

5 л.

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

5 л.

5 л.

5 л.

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

5 л.

5 л.

5 л.

ж) отпусков;

5 л.

5 л.

5 л.

з) прихода и ухода работников, местных командировок;

1 г.

1 г.

1 г.

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

к) выдачи служебных заграничных паспортов;

5 л.

5 л.

5 л.

л) должностных регламентов (инструкций);

50/75 л.

50/75 л.

50/75 л.

м) договоров со студентами об обучении на основе целевой контрактной подготовки;

5 л. ЭПК <1>

5 л. ЭПК <1>

5 л. ЭПК <1>

н) бланков специального воинского учета;

5 л.

5 л.

5 л.

о) передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек

5 л.

5 л.

5 л.

438

Переписка о назначении пенсий за выслугу лет

5 л.

5 л.

5 л.

439

Переписка о подтверждении служебного (трудового) стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

440

Документы (заявления, записки, списки и другие) о продлении срока федеральной государственной гражданской службы

5 л.

5 л.

-

441

Документы (заявки, справки, сведения, списки, переписка) о наличии, приеме, учете, распределении, перемещении, сокращении (высвобождении) федеральных государственных гражданских служащих (работников), потребности создания рабочих или служебных мест, структуре и профессионально-квалификационном составе федеральных государственных гражданских служащих (работников)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

442

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

Пост.

Пост.

443

Документы (заявления, справки) претендентов на заключение договора на обучение с обязательством последующего прохождения федеральной государственной гражданской службы в Минюсте России

5 л.

-

5 л.

444

Документы (рекомендации, заявления, контракты, договоры <1>, характеристики, копии аттестатов, дипломов, переписка) по обучению на основе целевой контрактной подготовки

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

<1> После истечения срока действия договора

445

Документы (заявления, справки, анкеты, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) претендентов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и на включение в кадровый резерв

3 г. <1>

3 г. <1>

-

<1> После проведения конкурса на замещение вакантных должностей и на включение в кадровый резерв

446

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел

3 г. <1>

3 г. <1>

-

<1> Для лиц, принятых на работу - 50/75 л. ЭПК

447

Документы (акты, заключения, заявления, объяснения, характеристики, докладные записки, справки, переписка) служебных проверок по фактам дисциплинарных проступков, в ходе или по итогам которых приняты следующие решения представителя нанимателя (руководителя, работодателя):

а) об увольнении, освобождении от должности или предупреждении о неполном должностном соответствии, лишении специального звания;

5 л.

5 л.

5 л.

б) о прекращении служебной проверки в связи с отсутствием состава дисциплинарного проступка или по иным причинам

ДМН

ДМН

ДМН

448

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете движения трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

3 г.

449

Переписка о замещении вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы

3 г.

3 г.

-

450

Переписка о предоставлении (согласования) графиков отпусков, предоставления отпусков

1 г.

1 г.

1 г.

451

Журналы регистрации заявлений граждан для участия в конкурсе по отбору обучающихся в федеральных образовательных организациях высшего или среднего профессионального образования для заключения с ними договора на обучение с обязательством последующего прохождения федеральной государственной гражданской службы

3 г.

3 г.

3 г.

8. Кадровое обеспечение 8.2. Противодействие коррупции