I. Общие положения

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень Минюста России) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный N 57449), Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (зарегистрирован Минюстом России 02.02.2022, регистрационный N 67095).

Настоящий Перечень построен по функциональному принципу и включает 25 разделов, отражающих основные направления деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций:

раздел 1 содержит документы, отражающие организацию системы управления, контроля, нормативно-правового обеспечения деятельности, распорядительной деятельности, организационных основ управления (организации деятельности, создания (ликвидации организаций), управления и распоряжения имуществом), осуществления функции контроля и надзора, организации документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий (информатизации деятельности) в Минюсте России, его территориальных органах и организациях;

раздел 2 - документы по вопросам прогнозирования, перспективного и текущего планирования, отчетности о выполнении планов деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, по вопросам осуществления ими закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд;

раздел 3 - документы по вопросам финансирования всех направлений деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, формирования бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении, по вопросам финансовой отчетности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, а также документы по кредитованию деятельности;

раздел 4 - документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций;

раздел 5 - документы об организации и осуществлении международного сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений);

раздел 6 - документы по вопросам информационной деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций;

раздел 7 - документы по организации труда и служебной деятельности, нормированию и оплате труда, охране труда и технике безопасности федеральных государственных гражданских служащих и работников Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций;

раздел 8 - документы по кадровому обеспечению (по приему, перемещению, увольнению федеральных государственных гражданских служащих, работников и кадровому учету) Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, по противодействию коррупции, по проведению служебных проверок, по аттестации федеральных государственных гражданских служащих, присвоению им классных чинов, по дополнительному профессиональному образованию федеральных государственных гражданских служащих и работников, по их награждению и поощрению;

раздел 9 - документы по подготовке проектов нормативных правовых актов для внесения Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, официальных отзывов и заключений Правительства Российской Федерации на проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов, а также проектов поправок к ним;

раздел 10 - документы по проведению правовой и антикоррупционной экспертиз проектов нормативных правовых актов и иных документов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

раздел 11 - документы по осуществлению государственной регистрации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов и организаций в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер;

раздел 12 - документы по государственному учету и регистрации нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, включая ведение федеральных регистров и государственных реестров нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, а также по государственной регистрации муниципальных нормативных правовых актов муниципальных образований Российской Федерации (в том числе реестра нормативных правовых актов органов публичной власти федеральной территории "Сириус"); документы по государственной регистрации муниципальных образований Российской Федерации и их уставов, по государственной регистрации муниципальных правовых актов о внесении изменений в эти уставы; по государственной регистрации соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

раздел 13 - документы по государственной регистрации некоммерческих организаций, включая ведение перечней, реестров политических партий, общественных объединений, религиозных и иных некоммерческих организаций (в том числе филиалов и представительств международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций), и документы по контролю за их деятельностью, в том числе по вопросам включения их в профильные реестры (иностранных агентов, экстремистских организаций), в целях защиты национальных интересов Российской Федерации от внешнего влияния;

раздел 14 - документы по ведению государственного реестра независимых экспертов, изъявивших желание получить аккредитацию на проведение в качестве независимых экспертов антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

раздел 15 - документы, образующиеся в результате деятельности судебно-экспертных учреждений Минюста России;

раздел 16 - документы, образующиеся в результате деятельности в сфере нотариата;

раздел 17 - документы, образующиеся в результате деятельности в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

раздел 18 - документы, образующиеся в результате деятельности в сфере адвокатуры;

раздел 19 - документы, образующиеся в результате деятельности по обеспечению граждан бесплатной юридической помощью и правовому просвещению населения;

раздел 20 - документы по осуществлению образовательной деятельности (в том числе по вопросам проведения профессиональной подготовки и переподготовки специалистов, федеральных государственных гражданских служащих Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций), проводимой во ВГУЮ (РПА Минюста России) и в ФБУ НЦПИ при Минюсте России;

раздел 21 - документы по вопросам организации и проведения научно-исследовательских работ, деятельности аспирантуры;

раздел 22 - документы по материально-техническому обеспечению деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, а также по организации хранения материальных ценностей;

раздел 23 - документы по административно-хозяйственному обеспечению деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, а также по информационно-телекоммуникационному обеспечению и защите информации;

раздел 24 - документы по обеспечению режима безопасности в Минюсте России, его территориальных органов и организациях, организации охраны и пропускного режима, по обеспечению антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, по организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций;

раздел 25 - документы по решению социально-бытовых вопросов в сферах социального страхования, социальной защиты, обеспечения жильем и коммунальными услугами федеральных государственных гражданских служащих и работников Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, организация их досуга.

Документы в разделах и подразделах настоящего Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

Настоящий Перечень включает 6 граф:

в графе 1 указаны номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведено обобщенное наименование каждого вида документов.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графах 3 - 5 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях. Сроки хранения документов в данных графах дифференцированы по трем звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Минюста России;

во втором звене (графа 4) - сроки хранения документов в территориальных органах Минюста России;

в третьем звене (графа 5) - сроки хранения документов в организациях Минюста России: ВГУЮ (РПА Минюста России), ФБУ НЦПИ при Минюсте России, подведомственных судебно-экспертных организациях.

В графе 6 даны примечания, комментирующие и уточняющие сроки или место хранения документов, а также особенности применения или исчисления сроков хранения.

Заголовки дел, приведенные в настоящем Перечне под пунктами, обозначенными буквами русского алфавита, в обобщенных наименованиях видов документов, в номенклатурных делах Минюста России его территориальных органов и подведомственных организаций следует указывать в виде самостоятельных заголовков дел.

Для определения и указания в номенклатурах дел Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций сроков хранения документов, образующихся в их деятельности, необходимо применять сроки хранения, установленные настоящим Перечнем. Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем Минюста России при составлении номенклатур дел Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, запрещается.

Увеличение сроков временного хранения документов возможно по решению Центральной экспертной комиссии Минюста России (далее - ЦЭК Минюста России), экспертных комиссий территориальных органов и подведомственных организаций Минюста России и допускается в случаях, обусловленных практическими потребностями в дальнейшем хранении определенных документов, выявленных при проведении экспертизы ценности документов, которая проводится совместно с государственными архивами.

В номенклатурах дел Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций совместно со сроками хранения документов следует указывать соответствующие статьи настоящего Перечня.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя (сроки хранения документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях) и ограничения доступа к ним.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2023 году, начинается с 01.01.2024.

Исчисление срока хранения журналов учета и регистрации документов и информации по различным областям деятельности Минюста России, его территориальных органов и учреждений, фактически ведущихся в одних (переходящих) журналах по нескольку лет, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством в соответствии с составлением в журналах итоговых записей.

В настоящем Перечне выделены обозначения сроков хранения определенных видов документов и отметки "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), проставленной к срокам хранения документов, имеющие значения:

срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в архиве организации (срок временного хранения указанных документов в Минюсте России - 15 лет, в территориальных органах и организациях Минюста России - 10 лет);

отметка "ЭПК", проставленная в настоящем Перечне к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. Экспертиза ценности проводится совместно с государственными архивами. Дела с отметкой "ЭПК" изучаются ЦЭК Минюста России, экспертными комиссиями территориальных органов и подведомственных организаций Минюста России с целью решения вопроса об их отнесении к документам постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению. Для определения срока хранения документов с пометкой "ЭПК" вводится полистный просмотр дел;

срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности, которая проводится совместно с государственными архивами, и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется Минюстом России, его территориальным органом или подведомственной организацией, но не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов, документы, присланные для сведения, копии документов;

срок хранения "До замены новыми" означает, что документы используются в работе до их отмены или замены новыми и применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в Минюст России, его территориальные органы и подведомственные организации для использования в работе.

Для определенных документов к сроку их хранения в примечании указывается конкретное обстоятельство, с которым связано исчисление срока, например: "после замены новыми", "после снятия с контроля", или конкретные условия и обстоятельства, ведущие к изменению сроков хранения документов;

срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет;

срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, составляет 50 лет;

по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Минюста России, его территориальных органов и подведомственных организаций, подлежат экспертизе ценности.