|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
107
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и подведомственных организациях, с указанием сроков их хранения
|
Пост.
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
108
|
Номенклатуры дел организации
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> Структурных подразделений - 3 г.
|
|
109
|
Документы (проекты, справки, докладные записки, переписка) по рассмотрению на Центральной экспертной комиссии и экспертных комиссиях
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
110
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов с поручениями руководства
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
<1> После снятия с контроля
|
|
111
|
Списки (указатели) адресов обязательной рассылки документов
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После замены новыми
|
|
112
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
113
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
114
|
Документы (заявки, эскизы, описания, переписка) об изготовлении печатей и штампов
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
115
|
Книги, журналы образцов оттисков и слепков печатей, штампов
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
116
|
Книги, журналы учета выдачи печатей, штампов
|
ДЛО
|
ДЛО
|
ДЛО
|
|
|
117
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков печатей, штампов - ДЛО
|
|
118
|
Документы (постановления, определения, решения судебных, правоохранительных и других органов) об изъятии подлинных документов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> По месту изъятия
|
|
119
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к ознакомлению с архивными документами
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
120
|
Документы (доклады, справки, отчеты, акты) о проверках условий хранения документов, об обеспечении режима секретности
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> На постоянное хранение передаются после экспертизы ценности при ликвидации организации
|
|
121
|
Акты об уничтожении картотек, журналов и специальной литературы
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> На постоянное хранение передаются в составе дела фонда при ликвидации организации
|
|
122
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
123
|
Отчеты, справки об объеме документооборота
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
124
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Пост. <1>, <2>
|
Пост. <1>, <2>
|
Пост. <1>, <2>
|
<1> В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.
<2> Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 л.) срока хранения - 5 л. после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
125
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
Пост. <1>
|
<1> В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
126
|
Описи дел организации <1>:
|
|
|
|
<1> Структурных подразделений - 3 г. после утверждения (согласования) описей.
<2> Неутвержденные, несогласованные - ДМН.
<3> После уничтожения дел
|
|
|
а) постоянного хранения;
|
Пост. <2>
|
Пост. <2>
|
Пост. <2>
|
|
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 л. <2>
|
50/75 л. <2>
|
50/75 л. <2>
|
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
|
|
127
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
3 г. <1>
|
<1> После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л.
|
|
128
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
129
|
Копии архивных справок, выданных по запросам граждан и организаций; документы (заявления, запросы, переписка) к ним
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
|
|
130
|
Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
5 л. <1>
|
<1> После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
131
|
Переписка об организации делопроизводства и архивного дела
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
132
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации, учета и контроля:
|
|
|
|
<1> О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 л.
|
|
|
а) приказов и распоряжений по основной деятельности;
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50/75 л. ЭПК <1>
|
50/75 л. ЭПК <1>
|
50/75 л. ЭПК <1>
|
|
|
|
в) межведомственных договоров (соглашений);
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
|
д) поступивших пакетов;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
|
е) исполнения документов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
ж) обращений граждан;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
|
з) телеграмм, телефонограмм;
|
3 г.
|
3 г.
|
5 л.
|
|
|
|
и) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
к) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
|
л) использования съемных носителей информации;
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
|
м) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
133
|
Карточки, указатели к приказам по личному составу
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
50/75 л.
|
|
|
134
|
Карточки личного приема граждан
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
135
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
<1> После составления итоговой записи в журнале.
<2> После уничтожения бланков.
<3> После возвращения всех дел
|
|
|
а) приема посетителей;
|
-
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
|
б) рассылки документов;
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
1 г. <1>
|
|
|
|
в) выдачи бланков строгой отчетности;
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
3 г. <2>
|
|
|
|
г) выдачи дел во временное пользование;
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
3 г. <3>
|
|
|
|
д) введенных денежных сумм франкировальной машины;
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
|
е) инвентарного учета документов;
|
ДМН
|
ДМН
|
ДМН
|
|
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного пользования
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
|
136
|
Акты учета отсутствия реквизитов документов, повреждений документов (приложений) в почтовых и иных отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|