Оптимизация процессов

- Оптимизация процессов

Оптимизация процессов предполагает улучшение процессов с целью сделать их проще, быстрее и эффективнее. Оптимизировать можно только регламентированные процессы. При оптимизации необходимо:

Рисунок 321 Проанализировать, можно ли сократить количество этапов, их длительность, количество участников.

Рисунок 322 Проанализировать, можно ли сократить трудозатраты участников, в том числе посредством цифровизации/автоматизации.

Рисунок 323 Определить рисковые сценарии, чтобы при оптимизации не потерять в качестве.

Что уже есть?

1.

Внедрен справочник мероприятий (результатов).

2.

Описана система инцидент-менеджмента, реагирующая исключительно на отклонения в сроках достижения контрольных точек и значений показателей.

3.

Внедрена система автоматических контролей в ГИИС "Электронный бюджет", обеспечивающих частичное исключение ошибок ввода информации при планировании и реализации проектов всех уровней.

4.

Внедрена типологизация мероприятий (результатов).

5.

Осуществлена интеграция ("провязка") процессов проектной деятельности и смежных процессов для автоматизации процедур (планирование и реализация госпрограмм, финансирование мероприятий, интеграция с информационными системами для обеспечения однократного ввода).

6.

Осуществлено внесение изменений посредством единого запроса на изменение и заявки на изменение сводной бюджетной росписи, лимитов бюджетных обязательств, а также информации о капитальных вложениях.

7.

Нормативно закреплена процедура, в рамках которой ФОИВ разрабатывает порядок отбора субъектов РФ для предоставления финансового обеспечения.

8.

Расширен перечень изменений, по которым куратором НП принимается единоличное решение о внесении изменений (без рассмотрения таких изменений проектным комитетом/президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам).

Добавлена возможность делегирования куратором НП полномочий по утверждению "технических" изменений на руководителя проекта.

Что надо улучшить?

1.

Исключить резкие изменения алгоритма работы со справочником, приводящие к многократному вводу информации ответственными.

Исправить несоответствие между нормативно закрепленным алгоритмом работы со справочником и алгоритмом, реализованным в информационной системе проектной деятельности.

Распространить систему инцидент-менеджмента на все атрибуты показателей, мероприятий и контрольных точек.

2.

Минимизировать ошибки планирования и реализации проектов вследствие "человеческого фактора".

3.

Исключить ошибочное присвоение некорректного типа результата и возможность исключения стандартизированных КТ в целях повышения качества мониторинга.

4.

Продолжить интеграцию с иными смежными процессами для обеспечения однократного ввода и утверждения информации.

Оптимизировать действия пользователя в информационных системах проектной деятельности.

5.

Повысить скорость и качество внесения изменений.

6.

При формировании финансового обеспечения:

1) исключить:

- завышение стоимости реализации мероприятий проекта;

- занижение нормативов стоимости мероприятий ниже рыночных;

2) повысить:

- долю мероприятий реализуемых с привлечением внебюджетных средств;

- скорость доведения и перераспределения финансового обеспечения.

7.

Сформировать гибкую модель управления в целях оптимизации и упрощения процессов при разработке, реализации и внесении изменений в НП:

- усилить "прямое руководство" заместителей Председателя Правительства Российской Федерации в управлении НП посредством самостоятельного определения ключевых ролей в управлении проектом и полномочий

- добавить возможность делегирования заместителям Председателя Правительства Российской Федерации своих полномочий по управлению проектом на руководителя (заместителя руководителя) ведомства, администратора НП, руководителя или администратора ФП

Как улучшить?

1.

Внести изменения в регламент работы со справочником мероприятий с учетом необходимости отражения оптимального клиентского пути и синхронизации описанных правил с фактической реализацией в ГИИС "Электронный бюджет".

2.

Разработать и внедрить систему эскалации инцидентов во взаимоувязке с рисками реализации.

3.

Обеспечить внедрение расширенного перечня контролей для проверки данных в ГИИС "Электронный бюджет" на всех этапах жизненного цикла проекта.

4.

Внести изменения в типологизацию мероприятий (результатов) с учетом:

- возможности автоматического определения типа результата на этапе планирования проекта;

- определения необходимого подтверждающего документа для каждой КТ;

- автоматического формирования рекомендованного плана контрольных точек для всех типов мероприятий.

5.

Разработать и реализовать план интеграции с иными смежными процессами и информационными системами, в том числе первоисточниками данных.

6.

Оптимизировать алгоритм управления изменениями с учетом необходимости однократного согласования всеми участниками процесса.

Оптимизировать механизм управления изменениями с изменения документа до изменения параметра проекта.

Сократить перечень оснований для внесения изменений с исключением возможности увеличения сроков реализации мероприятий и контрольных точек.

7.

Сформировать модель финансового обеспечения, которая позволит:

- осуществлять отбор мероприятий с учетом определения наибольшего вклада в достижение показателей;

- осуществлять сбор потребностей и отбор субъектов РФ;

- обеспечить приоритетность финансирования НП при формировании ФЗ о ФБ;

- обеспечить приоритетный характер решений органов управления НП при принятии решений по их реализации, в том числе в рамках бюджетного процесса (относительно решений органов управления государственными программами РФ и федеральной адресной инвестиционной программой);

- оптимизировать расходование средств федерального бюджета в том числе с учетом привлечения внебюджетных средств.

8.

Внести изменения в постановление N 1288.

Обеспечить настройку ролевой модели в ГИИС "Электронный бюджет".

Артефакты:

1.

Единый справочник показателей

2.

Единый справочник мероприятий <21>

3.

Единый интерфейс внесения изменений

4.

Интеграция информационных систем проектной деятельности (ГИИС "Электронный бюджет", ГАС "Управление", ГИС ЦАП) с иными смежными информационными системами, в том числе первоисточниками данных

5.

Система контролей для обеспечения качества связей взаимосвязанных параметров проектов

6.

Система сквозного мониторинга параметров от муниципального до федерального уровней

7.

Система инцидент-менеджмента

8.

Система полуавтоматического планирования паспортов

9.

Модель финансового обеспечения и софинансирования

10.

Функциональная структура проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации

--------------------------------

<21> Приказ Минфина России Минэкономразвития России от 14 апреля 2023 г. N 48н/249 "Об утверждении Порядка формирования и ведения справочника мероприятий (результатов) структурных элементов государственных программ (комплексных программ) Российской Федерации"