Отправка документов

127. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и не позднее чем за два часа до окончания рабочего дня.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

128. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

129. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля, как правило, фельдъегерской связью или посредством МЭДО.

130. Также документы пересылаются заказной или простой почтовой связью и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа факсимильной связью или посредством электронной почты принимает структурное подразделение Министерства (территориального органа) - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

131. При отправке документов посредством почтовой связи в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача на отправку в отделение почтовой связи.

После отправки документов реестры с подписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

При отправке документов фельдъегерской связью в Департаменте организации и контроля осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

Направление писем в электронном виде по результатам рассмотрения обращений граждан осуществляется Департаментом организации и контроля посредством электронной почты, созданной в Министерстве.

При направлении документов посредством электронной почты исполнитель указывает в документе наименование органа государственной власти (организации, учреждения) и адрес их электронной почты.

Обращения граждан, адресованные территориальным органом в Министерство, направляются по защищенному каналу связи в день регистрации сопроводительного письма или на следующий рабочий день.