Обязанности служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориального органа)

152. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства (территориальном органе), возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем территориального органа) документов (поручений), поступивших посредством СЭД, и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения Министерства (территориального органа) и после получения соответствующих указаний - доведение их до исполнителя;

контроль прохождения документов в структурном подразделении Министерства (территориального органа);

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе рассмотрения и исполнении документов служащими структурного подразделения Министерства (территориального органа);

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении Министерства (территориального органа) документов, дел и изданий с пометкой ДСП;

составление номенклатуры дел структурного подразделения Министерства (территориального органа), согласование ее в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) и обеспечение хранения;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения Министерства (территориального органа) в РК;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка дел на хранение и своевременная их передача в архив Министерства (территориального органа), в том числе с пометкой "Электронные документы";

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

хранение бланков Министерства (территориального органа), ведение журнала учета и выдачи бланков, контроль за использованием бланков, а также их уничтожение;

иные обязанности.

Служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства, осуществляется регистрация в СЭД исходящих документов, подписанных руководителем структурного подразделения Министерства, проверка прикрепления электронного образа документа к РК документа, правильности оформления документов и передача их на отправку.