Формирование дел и их текущее хранение

206. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

207. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем служащему структурного подразделения Министерства (территориального органа), ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа).

208. Правила формирования дел:

1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и так далее;

4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

209. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

210. Дела Министерства (территориального органа) оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями Министерства (территориального органа) после завершения календарного года и не позднее 15 февраля следующего года, за исключением дел, сроки завершения которых законодательством Российской Федерации предусмотрены в году, следующем за отчетным.

211. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образец которого приведен в приложении N 24 к Инструкции; нумерацию листов (проставляется карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя дела, образец которого приведен в приложении N 25 к Инструкции, и внутренней описи документов дела, образец которой приведен в приложении N 26 к Инструкции; подшивку или переплет дела.

212. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Министерства (территориального органа) и структурного подразделения Министерства (территориального органа); номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; пометка ДСП (при наличии). На делах постоянного хранения помещается надпись: "Хранить постоянно".

В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела.

213. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, отмечаются особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

214. Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале дела.

215. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

216. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.