Прием и первичная обработка поступивших документов

107. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе посредством МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

108. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - ответственным дежурным.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии документа или приложений к нему в конверте, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа.

При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем структурного подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Аналогичные акты составляются при поступлении наличных денежных средств, наград. Ответственным структурным подразделением Министерства (территориального органа), в адрес которого поступили данные вещи или документы, принимается решение о необходимости их возврата заказным почтовым отправлением.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан или если только по конверту можно установить адрес отправителя документа, а также когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.