Организация работы с исходящими документами

119. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти (организациями, учреждениями) (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственного исполнителя документа.

120. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству Министерства (территориального органа) исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием ЭП.

121. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству структурного подразделения Министерства (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РКПД в СЭД. Не прикрепляются к РКПД электронные образы документов, указанных в пункте 114 Инструкции.

122. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

вид отправки документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - органы государственной власти (организации, учреждения), куда направляется документ;

кому адресован документ;

состав - количество листов документа и приложений к нему;

связки - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ.